21.8.2025 – Laadukkaasti laadusta -blogi

Sisäinen auditointi on olennainen osa toiminnan jatkuvaa parantamista

Vuonna 2024 joka neljännessä RALA-sertifikaattien ensiarvioinnissa kirjattiin poikkeama sisäisten auditointien puuttumisen vuoksi ja 13 prosentissa johdon katselmusten puuttumisen tai puutteellisen sisällön vuoksi.  

Mitä ovat sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset, ja miksi ne ovat tärkeä kriteeri RALA-laatusertifikaatin arviointiperusteissa? 

Miksi sisäisiä auditointeja tehdään? 

Sisäisten auditointien tarkoituksena on tarkastella oman toiminnan vastaavuutta omiin ohjeisiin sekä auttaa riskien tunnistamisessa ja hallinnassa. Auditoinnin perusteella omasta toiminnasta voidaan löytää kehityskohteita, joihin pureutua, ja toisaalta vahvuuksia, joita kannattaa entisestään vahvistaa. 

Sisäinen auditointi on olennainen osa jatkuvan parantamisen mallia – sen tulosten perusteella johto voi arvioida toiminnan vaikuttavuutta ja tehdä päätöksiä tulevista kehityskohteista. On tiedettävä, missä on parantamisen varaa, ennen kuin parannuksia lähdetään tekemään. 

Auditointeihin sisällytetään yrityksen kaikki prosessit, joita voivat olla esimerkiksi myynti- ja markkinointitoiminta, asiakaspalvelu ja laskutus tai tarjoustoiminta. RALA-sertifioinnissa vaatimuksena on, että vuosittain toteutetaan yksi projektiauditointi jollekin yrityksen omalle projektille/urakalle sekä prosessiauditoinnit siten, että kaikki yrityksen prosessit tulevat auditoiduiksi kerran kolmessa vuodessa. 

Sisäiset auditoinnit osana jatkuvaa parantamista 

Jatkuvan parantamisen malli (Plan – Do – Check – Act) vaatii suunnitelmallisuutta. Myös sisäiset auditoinnit tulisi suunnitella tietylle ajanjaksolle, esimerkiksi kolmivuotiskaudelle. Rullaava auditointisuunnitelma, joka kattaa jatkuvasti valitun ajanjakson, on suositeltava. Tällaista auditointisuunnitelmaa täytyy ylläpitää jatkuvasti, mutta se mahdollistaa myös muutosten tekemisen joustavasti. 

Sisäisen auditoinnin suorittajaksi on hyvä valita yrityksestä mahdollisimman puolueeton henkilö. Auditoijan tehtävänä on selvittää havainnoinnin ja haastattelun avulla, millaisia ohjeistuksia auditoinnin kohteena olevasta prosessista on olemassa, tietävätkö prosessin vastuuhenkilöt niistä ja toimitaanko ohjeiden mukaisesti. Tarkoitus ei ole nostaa ketään yksittäistä henkilöä tikunnokkaan, vaan selvittää, onko prosessin johtamisessa ja ohjeistamisessa parantamisen varaa. 

Kun sisäinen auditointi on pidetty, siitä laaditaan raportti, joka sisältää havainnot, vahvuudet, kehitysehdotukset ja mahdolliset poikkeamat. Raportin avulla sisäisen auditoinnin tuloksia tarkastellaan johdon katselmuksissa.  

Johdon katselmuksissa seurataan onnistumista 

Johdon katselmuksen tavoitteena on muodostaa kokonaiskuva siitä, ovatko yrityksen toimintatavat tarkoituksenmukaisia. Johto määrittelee toiminnalle tavoitteet ja niille mittarit, joita seurataan johdon katselmuksissa. Johdon katselmuksiin sisältyviä osa-alueita ovat esimerkiksi taloustilanne, henkilöstötyytyväisyys, asiakaspalautteet ja reklamaatiot, sisäisten ja ulkoisten (esim. RALA-sertifikaattiarviointi) auditointien tulokset ym. 

Näitä tarkastelemalla yrityksen johto voi arvioida toimintajärjestelmän vaikuttavuutta ja sitä, onko toimintajärjestelmässä korjattavia puutteita. Asetettuja tavoitteita seurataan, ja tulosten perusteella tehdään päätöksiä siitä, millaisia kehittämistoimenpiteitä tai korjaavia toimenpiteitä yrityksen toiminnassa tulisi tehdä.  

Johdon katselmuksesta laaditaan pöytäkirja tai yhteenveto, josta käy ilmi, mitä asioita on käsitelty ja millaisia toimenpiteitä on päätetty tehdä. 

Miten tämä kaikki liittyy RALA-sertifiointiin? 

RALA-sertifioinnissa keskeisinä vaatimuksina ovat yrityksen sisäiset auditoinnit (arviointikriteeri 1.6L) sekä säännöllisesti pidetyt johdon katselmukset (arviointikriteeri 1.8L). Sisäisten auditointien ja johdon katselmusten avulla yritys osoittaa sitoutumistaan toiminnan ja laatujohtamisen kehittämiseen.  

Toiminnan suunnitelmallinen tarkastelu ja kehittäminen lisäävät laatua, tehostavat toimintaa ja parantavat riskienhallintaa. Tästä hyötyvät yrityksen itsensä lisäksi niin tilaajat kuin loppukäyttäjätkin. 

RALA on laatinut yksinkertaisen, muokattavan esimerkkipohjan sisäisten auditointien raportointia varten.  Juuri julkaistu esimerkkipohja on kaikkien vapaasti hyödynnettävissä.