RALA-sertifiointimenettely

Tarkoitus
Sertifiointiprosessi
Hinnoittelu 
Henkilötiedot
Tietojen tallentaminen
Palautteet yritysten toiminnasta

RALA-sertifiointi on rakennusalan omista tarpeista lähtevä ja alalle soveltuva yrityksen johtamisjärjestelmän arviointi- ja hyväksyntämenettely. Sertifiointi voi kohdistua yrityksen laadunhallinta-, ympäristö, turvallisuus- ja/tai kosteudenhallintajärjestlemään. Sertifioinnin vaatimukset on esitetty arviointiperusteissa, jotka on ladattavissa RALAn internetsivuilta. Arvioinnit tehdään siinä laajuudessa, jonka sertifiointia hakeva yritys on valinnut ja ilmoittanut hakemuksessaan.

Menettely on avoin suunnittelu- ja rakennuttamisyrityksille sekä rakennus- ja asennusyrityksille. Rakennuttamiselle, suunnittelulle ja rakentamiselle on omat arviointiperusteensa. Konserni voi hakea RALA-sertifikaattia yhtiöittäin tai tulosyksiköittäin siten, että se ilmoittaa konserniyhteydet, mutta se ei voi hakea sertifikaattia konsernina. Vaatimuksena sertifiointia hakevalle yritykselle on suomalainen y-tunnus. 

Tarkoitus

RALA-sertifioinnin tarkoituksena on nostaa yritysten johtamisjärjestelmän tasoa, parantaa kilpailukykyä ja toiminnan laatua sekä tarjota rakennusalan yrityksille hinnaltaan ja sisällöltään sopiva julkinen ja kolmannen osapuolen tekemä arviointi- ja hyväksyntämenettely.

Lisäksi tavoitteena on kannustaa yrityksiä toimintatapojensa järjestelmälliseen kehittämiseen, levittää tietoa sertifioiduista yrityksistä ja auttaa tilaajia yritysten arvioinnissa ja valinnassa. Yritys voi hyödyntää RALA-sertifiointia laadunhallinta-, ympäristö- ja/tai turvallisuustyönsä tason osoittamisessa.

Sertifiointiprosessi

Arviointiperusteet ja -periaatteet hyväksyy RALAn hallitus, ja niitä voidaan muuttaa vain hallituksen päätöksellä. RALAssa arviointimenettelyn osapuolina toimivat arviointilautakunta, RALA-sertifioinnin vastuuhenkilöt, assistentit ja arvioijat.

Sertifiointimenettelyn vaiheet:

1. Yrityksen oman toiminnan kehittäminen, menettelyjen kuvaaminen ja toiminnan ympäristövaikutusten tunnistaminen.

2. Arviointiperusteisiin tutustuminen ja itsearviointi

Laatujärjestelmän, ympäristöjärjestelmän, turvallisuusjärjestelmän ja kosteudenhallintajärjestelmän arvioille on omat, erilliset kriteerinsä.

3. Sertifiointihakemuksen ja itsearvioinnin toimittaminen RALAan

Sopimus RALAn kanssa syntyy, kun yrityksen edustaja hyväksyy RALA-sertifioinnin yleiset sopimusehdot ja toimittaa sertifiointihakemuksen RALAan. Hakemus toimitetaan erikseen laatu-, ympäristö-, turvallisuus- ja kosteudenhallintajärjestelmän sertifiointia varten.

• Arviointiperustelomake, johon itsearviointi tehdään, hakemuslomake ja hinnasto ovat saatavana RALAn internetsivuilla.
• Hakija merkitsee itsearvioinnissa arviointiperustelomakkeeseen kunkin vaatimuksen kohdalle lyhyen perustelun (esim. viittauksen omaan ohjeeseen, josta näyttö löytyy).
• Yritys voi hakea RALA-sertifiointia, kun se katsoo, että sen järjestelmät täyttävät pääosin arviointiperusteissa esitetyt vaatimukset.
• Sertifiointihakemus toimitetaan RALAan. Hakemukseen liitetään mukaan täytetty itsearviointi sekä kuvaus haettavan sertifioinnin mukaisesta johtamisjärjestelmästä (esim. laatukäsikirja, kuvaus ympäristöjärjestelmästä, kuvaus turvallisuusjärjestelmästä).
• Yritys voi hakea laatujärjestelmän arviointia, ympäristöjärjestelmän arviointia, turvallisuusjärjestelmän arviointia, kosteudenhallintajärjestelmän arviointia tai yhdistelmää näistä. 

4. Hakemuksen käsittely ja arvioinnista sopiminen

• RALA valitsee yrityksen arviointiin arvioijan.
• Arvioija tutustuu yrityksen sertifiointihakemuksen ja sen liitteisiin. Tämän jälkeen hän ottaa yhteyttä sertifiointia hakevaan yritykseen ja sopii arvioinnin ajankohdasta sekä mahdollisen tarvittavan kirjallisen lisäaineiston toimittamisesta.
• Arvioija laatii arviointisuunnitelman.

5. Ensiarviointi

• Ensiarvioinnissa käydään läpi arviointiperusteiden kaikkien vaatimusten täyttyminen. Arviointi tehdään yrityksen päätoimipaikassa ja mahdollisissa sivutoimipaikoissa, jotka halutaan sertifioinnin piiriin. Rakennusyrityksen työmaatoiminnot arvioidaan soveltuvilla käynnissä olevilla työmailla. Jos yritys hakee sertifiointia useille toimialoille, kustakin arvioidaan toimialaan liittyvä projekti tai työmaa.
• Arvioija raportoi havaitut poikkeamat yritykselle ja sopii aikataulun korjaaville toimenpiteille. Yritys toteuttaa korjaukset ja kirjaa niistä selvityksen poikkeamaraportteihin. Enimmäisaika poikkeamaraporttien toimittamiseen arvioijalle on kolme kuukautta. Kun pääarvioija on hyväksynyt korjaavat toimenpiteet, hän toimittaa arviointiraportin poikkeamaraportteineen RALAn arviointilautakunnalle.
• Jos ensi- tai seuranta-arvioinnissa havaitaan vakavia poikkeamia, tehdään tapauskohtaisesti RALAn arviointilautakunnan päätöksellä uusinta-arviointi. Tarkoituksena on saada näyttöä siitä, että yrityksen toimintatavat ovat korjaavien toimenpiteiden jälkeen vaatimusten mukaiset.
• Kun yrityksellä on RALA-laatusertifikaatti, ympäristö- ja/tai turvallisuusjärjestelmän ensiarviointi voidaan toteuttaa laatujärjestelmäsertifioinnin seuranta-arvioinnin yhteydessä. Kosteudenhallintasertifikaatin ensiarviointi toteutetaan aina erillisenä arviointina. 

6. Sertifikaatin myöntäminen tai epääminen

• RALAn arviointilautakunta päättää RALA-sertifikaatin myöntämisestä arviointiraportin ja arvioijan lausunnon perusteella. Sertifikaatti on voimassa enintään kolme vuotta kerrallaan edellyttäen, että sertifioinnin ehdot jatkuvasti täyttyvät, minkä jälkeen se jälleen uusitaan enintään kolmeksi vuodeksi.
• Jos yritys katsoo aiheelliseksi valittaa arviointilautakunnan päätöksestä, valitus perusteluineen on tehtävä 14 vuorokauden kuluessa päätöksen tiedoksisaamisesta. Valitus osoitetaan RALAn hallitukselle. Hallitus käsittelee valituksen seuraavassa kokouksessaan.

7. Seuranta-arvioinnit

• Seuranta-arvioinnilla varmistetaan, että RALA-sertifioidun yrityksen toiminta täyttää edelleen sertifiointivaatimukset. Ensimmäinen seuranta-arviointi tehdään noin vuoden kuluttua RALA-sertifikaatin myöntämisestä. Jatkossa yritys arvioidaan vuosittain. RALAn arviointilautakunta voi tarvittaessa päättää vuosittaisen seuranta-arvioinnin lisäksi tehtävistä arvioinneista.
• Seuranta-arviointi tehdään aina yrityksen päätoimipaikassa. Lisäksi kaikki yrityksen Suomessa sijaitsevat sivutoimipaikat arvioidaan kolmen vuoden aikana.

Hinnoittelu

RALAn sertifiointituotteiden hinnoittelu perustuu vuosimaksuun, jonka lähtökohtana on yrityksen tai liiketoimintayksikön liikevaihto. Vuosimaksu määritetään viimeisimmän vahvistetun tilikauden liikevaihdon mukaisesti ja se veloitetaan per myönnetty sertifikaatti. Vuosimaksun lisäksi yritykset maksavat arvioinnista siihen kuluneen ajan perusteella.

RALAn hallitus päättää vuosittain vuosimaksujen ja arvioijien tuntiveloituksen suuruudesta. Hinnasto on nähtävillä RALAn internetsivuilla.

Henkilötiedot

Käyttäjän tulee antaa RALAlle tuotteen käytön edellyttämät tarpeelliset henkilö- ja muut tiedot. Käyttäjä on velvollinen ilmoittamaan tietojen muutoksista RALAlle.

Käyttäjän tulee käsitellä palveluiden kautta saatavilla olevien henkilötietoja ja muita tietoja voimassa olevan lain ja sopimusehtojen mukaisesti tavalla, joka on yhteensopiva palveluiden rekisteri- ja tietosuojaselosteiden kanssa.

RALAlla on oikeus käsitellä ja luovuttaa käyttäjän palveluun antamia henkilötietoja ja muita tietoja voimassa olevan lain mukaisesti ja sopimusehtojen mukaisesti kunkin palvelun rekisteri- ja tietosuojaselosteessa tarkemmin kuvatuin tavoin. RALA voi kerätä palveluiden käytöstä anonymisoituja tilastotietoja ja käyttöä kuvaavia mittareita palveluiden jatkokehitystä ja ylläpitoa varten ja uusien palveluiden kehittämiseksi. Käyttäjän henkilötiedot ja käyttöä koskevat tiedot tallennetaan RALAn asiakasrekisteriin. RALA ei luovuta asiakasrekisterin tietoja kolmansille tahoille muuten kuin tuotteen käyttöehdoissa ja rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla.

Silloin kun käyttäjälle muodostuu palveluun oma henkilörekisteri, jonka rekisterinpitäjänä on käyttäjä, RALAn henkilötietojen käsittelijänä suorittamaan käsittelyyn sovelletaan RALAn Henkilötietojen käsittelyä koskevia erityisehtoja kunkin tuotteen ehtojen ohella.

Käyttäjän velvollisuutena on ylläpitää kaikki käyttäjän palveluun syöttämät tiedot ajantasaisina ja virheettöminä. Käyttäjällä on velvollisuus huolehtia oma-aloitteisesti siitä, että sen omia työntekijöitä koskeva tiedot ovat paikkansapitäviä ja että palveluun tallennetut virheelliset, puutteelliset, tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot korjataan tai poistetaan työntekijän pyynnöstä. RALA huolehtii muiden tietojen ylläpidosta ja virheellisten tietojen korjaamisesta ja pyytää siihen apua rekisterinpitäjältä, jos se on muu taho kuin RALA.

Tietojen tallentaminen

Tallennamme yrityksestä vain sertifikaatin myöntämisen kannalta olennaiset tiedot. Tarkempi kuvaus löytyy rekisteriselosteesta.

Palautteet yrityksen toiminnasta

RALA ottaa vastaan palautetta RALA-sertifioitujen yritysten toiminnasta. Laatupoikkeamailmoitus tulee antaa erillisellä lomakkeella. Ilmoitus käsitellään RALAn toimistossa ja arviointilautakunnassa, joka voi palautteen käsittelyn perusteella päättää eriasteisista toimenpiteistä.