10 vinkkiä onnistuneeseen rakennushankkeen kilpailutukseen

Frontia Asianajotoimisto Oy:n hankintajuristi Mika Pohjosen ohjeet rakennushankkeen kilpailutuksen onnistuneeseen läpivientiin.

1. Tee markkinakartoitus

Markkinakartoituksessa tilaaja voi ennen tarjouskilpailun aloittamista keskustella potentiaalisten tarjoajien kanssa ja käydä läpi kaikki hankkeen kilpailuttamiseen liittyvät tekijät, kuten toteutusmuodon, aikataulun, sopimusehdot, tarjoajien soveltuvuusvaatimukset sekä tarjousten vertailuperusteet. Markkinakartoituksen merkitys on olennaisesti kasvanut, koska uusimman oikeuskäytännön mukaan tilaajan mahdollisuudet tehdä hankintaan muutoksia tarjouskilpailun aikana ovat kaventuneet. 

2. Valitse oikea hankintamenettely

Avoin menettely on vaihtoehdoista nopein ja suoraviivaisin. Se sopii hankkeisiin, joissa hankkeen sisältö, ehdot ja vaatimukset ovat valmiina. Neuvottelumenettelyssä tilaaja voi neuvotella tarjoajien kanssa hankkeen sisällöstä, ehdoista ja vaatimuksista. Neuvottelumenettely tai kilpailullinen neuvottelumenettely sopii hankkeisiin, joissa tilaaja haluaa neuvotella tarjoajien kanssa hankkeen toteutuksesta. 

3. Määrittele hankinnan ehdot ja vaatimukset realistisesti ja todellisten tarpeiden mukaisesti

Tilaajalla on laaja harkintavalta määritellä hankinnan ehdot ja vaatimukset. Liian tiukat ehdot ja vaatimukset voivat kuitenkin estää tarjouksen tekemisen tai vähentää tarjousten määrää. Koska olennaiset muutokset tarjouskilpailun aikana eivät ole mahdollisia, ei kannata lähteä ”koittamaan kepillä jäätä” liian tiukoilla ehdoilla ja vaatimuksilla.

4. Määrittele ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuusvaatimukset realistisesti ja todellisten tarpeiden mukaisesti

Tarjoajan vahva kokemus ja hyvät avainhenkilöt voivat tuoda laatua hankkeen toteutukseen. Liian tiukat referenssejä ja avainhenkilöitä koskevat vaatimukset voivat kuitenkin estää tarjoamisen ja vähentää tarjousten määrää. 

5. Määrittele tarjousten vertailuperusteet hankkeen lähtökohdista monipuolisesti ja konkreettisesti 

Tarjousten laadullisina vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi tarjoajan laadunvarmistusta, avainhenkilöiden asiantuntemusta ja kokemusta sekä tarjoajan laatimia projekti- ja riskienhallintasuunnitelmia. Laadun vertailuperusteena voidaan käyttää myös tarjoajan asiakaspalautetta sekä tarjoajan hankkeeseen nimeämien avainhenkilöiden kanssa suoritettavaa työpajatyöskentelyä tai avainhenkilöiden tenttitilaisuutta.

6. Vastaa konkreettisesti tarjoajien kysymyksiin

Tarjoajien kysymyksiin annetut vastaukset voivat poistaa epäselvyyksiä ja tulkinnanvaraisuuksia tarjouspyyntöasiakirjoista sekä mahdollistaa parempien tarjousten tekemisen. 

7. Ole varovainen tarjouskilpailun aikana tehtävissä muutoksissa hankinnan sisältöön, ehtoihin ja vaatimuksiin

Muutoksia tarkastellaan myös tarjouskilpailun ulkopuolelle jättäytyneiden tarjoajien näkökulmasta. Hankintaan ei saa tarjouskilpailun aikana tehdä sellaista muutosta, joka olisi voinut vaikuttaa yritysten kiinnostukseen osallistua tarjouskilpailuun tai mahdollisuuksiin voittaa tarjouskilpailu. Muutoksista on suositeltavaa julkaista korjausilmoitus ja tarvittaessa jatkaa osallistumishakemusten ja tarjousten määräaikoja. Jos hankintaan tulee tehdä olennaisia muutoksia, hankintamenettely tulee keskeyttää ja aloittaa uudelleen.  

8. Ole huolellinen osallistumishakemusten ja tarjousten mahdollisessa täsmentämisessä ja täydentämisessä

Tilaaja voi antaa tarjoajalle mahdollisuuden poistaa vähäisiä puutteita ja epäselvyyksiä. Tilaaja ei saa antaa tarjoajalle mahdollisuutta parantaa tarjoustaan eikä mahdollisuutta muuttaa tarjouspyynnöstä poikkeavaa tarjoustaan tarjouspyynnön mukaiseksi.    

9. Laadi konkreettinen tarjousvertailu 

Tarjousvertailun tärkein asia on kuvata, mitä kukin tarjous sisältää kunkin vertailuperusteen osalta. Älä laadi tarjousvertailua, jossa todetaan ainoastaan, että jokin tarjous vastaa jonkin vertailuperusteen osalta erittäin hyvin hankkeen tavoitteita tai että tarjouksessa on kuvattu asiat erittäin kattavasti.

10. Pidä tarjoajille palautetilaisuus tarjouskilpailun jälkeen
Palautetilaisuus auttaa sekä tilaajaa että tarjoajia parantamaan koko ajan omaa toimintaansa ja siten suomalaisen rakentamisen laatua.