Käytännön ohjeita yhteistyötä tukevan kulttuurin rakentamiseen

Ensimmäinen askel hyvän yhteistyön rakentumiselle on, että sen johtamiselle määritetään vastuuhenkilö tai -henkilöt. Vaikka oletettaisiin vastuun kuuluvan tietylle esihenkilölle, on hyvä varmistaa, että myös esihenkilö on tietoinen vastuustaan.

Kerro yhteistyön hyödyistä - siitä, miten se auttaa työntekijöiden työtä ja vaikuttaa koko hankkeen etenemiseen. Esimerkiksi hankkeen aloituspalaverissa on hyvä käydä yhdessä läpi yhteistyön kehittämisen hyötyjä.

Yhteistyön tavoitteet ja toimintamallit kannattaa määritellä yhdessä heti hankkeen alussa, kun kiire ja paineet eivät vielä paina päälle. Pelisääntöjen luominen antaa myös selkeyttä hankkeissa, joissa eri organisaatioista tulleet työntekijät ovat tottuneet "oman talon tapoihin". Pelisääntöihin tulisi palata säännöllisesti, esimerkiksi 1-2 kuukauden välein ja arvioida niiden onnistumista.

Kun yhteisissä pelisäännöissä on sovittu toimintamalli ongelmatilanteisiin, se helpottaa sekä kertomaan niistä että puuttumaan niihin ajoissa. Lisäksi työyhteisöissä, joissa työntekijät kokevat psykologista turvallisuutta, omista virheistä on helpompi kertoa, jolloin ne voidaan yhdessä ratkoa ajoissa.

Yhteistyötä voidaan - ja kannattaa - seurata aivan kuten aikatauluja, budjettia tai laatua. Esimerkiksi säännölliset pulssikyselyt viestinnän, johtamisen, työssä jaksamisen ja yhteistyön onnistumisesta henkilöstölle auttavat tunnistamaan ongelmakohtia ja onnistumisia. Tulokset toimivat hyvänä pohjana yhteiselle keskustelulle ja toiminnan kehittämiselle.

Aikaa ja tilaa kohtaamisille on varattava tietoisesti. Esimerkiksi viikoittaiset fiiliskierrokset tiimin palavereiden alussa auttavat ryhmäytymään ja lisäävät turvallisuuden tunnetta. "Mitä kuuluu?" on yksinkertainen kysymys, mutta merkitykseltään suuri. Myös mahdollisuus matalan kynnyksen yksilötapaamisiin on tärkeä. Jos yksilötapaaminen ei onnistu spontaanisti haluttuun aikaan, toivetta ei kannata sivuuttaa, vaan sopia saman tien myöhemmäksi aika tapaamiselle.

Positiivinen palaute on voimavara, jota käytetään liian vähän. Kiitos hyvin tehdystä työstä kannustaa työntekijää tai kollegaa ja vahvistaa tunnetta siitä, että oma työ on merkityksellistä ja arvostettua. Kun työstään saa positiivista palautetta, on myös helpompi vastaanottaa rakentavaakin palautetta. Kiittäminen myös lisää kunnioittavaa ja positiivista ilmapiiriä, joka vahvistaa yhteistyötä.

Johdon tehtävänä on tarjota esihenkilöille mahdollisuuksia kehittää osaamistaan ihmisten johtamisesta. Koulutusten ja valmennusten lisäksi yksilötapaamiset ja sparraukset tukevat tätä kehitystä, ja niitä kannattaakin järjestää säännöllisesti koko hankkeen aikana.

Muutos ei aina ole helppoa - varsinkaan rakennusalan kaltaisilla toimialoilla, joissa toimintamallit ovat olleet vuosikymmeniä samanlaisia. Muutosvastarinta ei kuitenkaan tarkoita haluttomuutta kehittyä, vaan usein tarvetta tulla kuulluksi ja ymmärretyksi. Esihenkilön tehtävä on käydä keskusteluja, kuunnella ja perustella muutoksen hyötyjä. Myös ulkopuolinen tuki, kuten valmennukset ja fasilitointi, voivat auttaa murroskohdissa.