5.9.2023 – Laadukkaasti laadusta -blogi

RALA-sertifioinnin arviointikäynti RALAn harjoittelijan näkökulmasta

Onko sertifioinnin arviointikäynti sinullekin mystinen konsepti? Olen RALAn viestinnän harjoittelijana ainakin itse ihmetellyt, mitä se käytännössä pitää sisällään. Pääsin arvioijiemme mukaan raottamaan verhoa arviointikäyntien taakse ja näkemään, mitä paikan päällä oikeasti tapahtuu. 

Mikä arviointikäynti? 

RALA-sertifioinnin arviointikäynnin tavoite on luoda puolueeton ja todenmukainen katsaus yrityksen toimintajärjestelmästä ja sen soveltamisesta. Arvioija kirjoittaa käynnin pohjalta raportin. Tämän raportin perusteella RALAn arviointilautakunta puolestaan päättää sertifiointihakemuksen myöntämisestä. Arviointikäynti toteutetaan yleensä paikan päällä yrityksen toimipisteessä, ja jos kyseessä on urakointiyritys, arviointi sisältää myös käynnin työmaalla. 

Arviointipäivä käynnistyi jutustelulla aamupalan yhteydessä. Samalla pääsimme lyhyesti tutustumaan toisiimme. Kahvin ja sämpylöiden voimin yrityksen edustajat ja arvioija lähtivät yhdessä järjestelmällisesti läpikäymään arvioinnin kohteita. Selkeän pohjan keskustelulle tarjosivat yrityksen etukäteen täyttämä itsearviointi sekä arvioijan laatima arviointisuunnitelma.  

Varsinaista arviointia ohjasivat yrityksen tavoitteet sekä RALAn arviointiperusteet. Arviointiperusteet käsittelevät johtamista ja kehittämistä, resursseja, tarjous-, sopimus- ja hankintatoimintaa, projektitoimintaa ja ylipäätään johtamisjärjestelmän soveltamista. 

Urakointiyrityksen arviointi tarjosi maisemanvaihdoksen työmaalle, jossa aloitimme päivän pukeutumalla asianmukaisiin suojavarusteisiin. Aamupalan sijaan hyppäsimmekin suoraan toimintaan. Kiersimme työmaata ja tarkastimme, että yrityksen ohjeistuksia noudatetaan myös käytännössä.  

Arvioija kiinnitti työmaalla huomiota erilaisiin käytännön toteutuksiin. Hän esitti kysymyksiä mm. siitä, miksi asiat oli päätetty toteuttaa tietyllä tavalla. Työmaakierroksen jälkeen työmaan toimintatapoja käytiin lopuksi vielä tarkemmin läpi työmaaparakissa. 

Molemminpuolista avoimuutta – Ei yksisuuntaista arvostelua 

Olin aiemmin kuvitellut, että arviointi olisi yksisuuntainen ja jännittynyt arvostelutilanne. Käynnillä oli kuitenkin mukava huomata, että kommunikointi perustui molemminpuoliseen ja avoimeen keskusteluun. Pyrkimyksenä oli löytää nimenomaan kyseiselle yritykselle sopivia ratkaisuja, ja yleinen tunnelma onnistuikin yllättämään rentoudellaan ja ratkaisukeskeisyydellään.  

Arvioija keskittyi yhtä lailla hyviin kuin kehitystä kaipaaviin toimintatapoihin. Kyse ei ole siis pelkästään negatiivisten asioiden osoittamisesta. Sen sijaan arvioinnissa käydään kokonaisvaltaisesti läpi sekä yrityksen hyvät että kehityskelpoiset puolet sen liiketoiminnan kehittämiseksi.  

Vinkki – Kaikki hyöty irti omalla aktiivisuudella 

RALAn sertifiointiprosessista vastaava Kai Tattari on todennut, että heikon toimintajärjestelmän tunnistaa nopeasti siitä, ettei sitä pyritä kehittämään. Jatkuvan kehittämisen näkökulma nousikin arvioinnissa selkeästi esiin. Tavoitteena ei ollut vain tarkistuslistan ruksiminen tai sertifiointileiman saaminen paperiin. Arvioinnin ydin keskittyy yrityksen arjessa tapahtuvan toiminnan ja sen ohjeistuksen parantamiseen yrityksen oman toiminnan hyväksi. 

Hoksasin samalla, että arvioitava yritys saa suurimman hyödyn osallistuessaan itse aktiivisesti arviointiin. Arvioija tarjoaa käynnin yhteydessä mm. yksilöityjä neuvoja ja vinkkejä hyvistä toimintatavoista, jotka voisivat sopia yrityksellesi. Ulkopuolisen objektiivisen näkökulman hyödyntäminen kannattaa nähdä mahdollisuutena hyötyä arvioivan ammattilaisen läsnäolosta, kokemuksesta ja tiedosta. Suosittelen yrityksiä siis rohkeasti esittämään kysymyksiä myös arvioijan suuntaan.  

Poikkeama – Ei pelon aihe vaan (onneksi huomattu) kehityskohde 

Jos yrityksen toimintatavoissa on jotain, mikä ei vastaa sertifioinnin arviointikriteeristöä, arvioija kirjaa asiasta poikkeaman. Poikkeamat ovat kehityskohteita, jotka tulee korjata ennen kuin yrityksen toimintajärjestelmälle on mahdollista myöntää sertifikaatti.  

Poikkeamia ei kuitenkaan kannata pelästyä. Päinvastoin ne on hyvä huomata, jotta asioita pääsee korjaamaan ja yritys pääsee nostamaan toimintansa tasoa. Arvioijan kanssa pohditaan yhdessä, miten ja millä aikataululla poikkeaman kohteena olevat asiat voisi korjata. Kun ne on korjattu, RALAn arviointilautakunta voi myöntää yritykselle sertifikaatin.   

Arviointikäynti kokemuksena 

Kaiken kaikkiaan arviointikäynti oli positiivinen kokemus, joka oikoi puutteellisia mielikuviani arvioinnin luonteesta. Sisäistin, että yksi sen perimmäisistä tarkoituksista on rohkaista ja tukea asiakasyritystä jatkuvaan toimintansa kehittämiseen. Lisäksi arvioinnin interaktiivinen ja ratkaisukeskeinen puoli yllätti minut iloisesti. 

Loppujen lopuksi arviointikäynnissä on vain kyse yrityksen toiminnan tarkastelusta käytännönläheisellä mutta asiapitoisella otteella. RALAlta saapuu arvioijia, joiden tavoitteena on auttaa yritystä kehittymään – ei tuimia tai tuomitsevia ”pukumiehiä”. Siksi tilanteeseen voikin suhtautua rennosti, eikä sitä tarvitse jännittää. 

Onnea matkaan kaikille ensimmäistä kertaa arviointiin lähteville!