15.5.2025 – Laadukkaasti laadusta -blogi

Kun yritys kasvaa, selkeiden HR-käytäntöjen merkitys korostuu

Rakennusalan haasteet näkyvät suoraan alan työllisyydessä ja yritysten arjessa. Pieniä merkkejä tilanteen paranemisesta on, ja aikanaan tulevaan kasvuun kannattaa valmistautua suunnittelemalla ja kehittämällä rekrytointi- ja henkilöstöprosesseja jo nyt. Henkilöstömäärän kasvaessa myös RALAssa huomattiin prosessien järjestelmällisyyden tärkeys. 

Rakennusalan edelleen jatkuva heikko tilanne näkyy luonnollisesti myös työtilanteessa alalla. Rakennus- ja kiinteistöala työllistää yli puoli miljoonaa suomalaista, joten vaikutukset alan työllisyydessä ovat merkittävät. Vaikka alan tilanne on hieman piristymään päin ja mahdollisesti syvin pohja on selätetty, on tilanne edelleen haastava eikä ole varmuutta, milloin alan työllisyystilanne tulee muuttumaan.

Toisaalta tämänhetkisen tilanteen takia työnantajien asema on hyvä: osaavaa työvoimaa on saatavilla. Kun hakijoita on paljon, yritysten on hyvä pohtia oman rekrytointiprosessin toimivuutta. Myös henkilöstöhallinnon prosessit kannattaa määrittää järjestelmälliseksi. 

Kun tulevaisuudessa rakennusalan tilanne kohenee ja yritys on kasvun kynnyksellä, valmiiksi mietityt rekrytoinnin ja henkilöstöhallinnon prosessit palkitsevat. 

Prosessien ja käytäntöjen määrittäminen on tärkeää 

Resurssien rajallisuuden vuoksi henkilöstöhallinto voi pk-yrityksissä jäädä muiden töiden ohessa tehtäväksi. Pienen organisaation on helppo soveltaa aina kuhunkin hetkeen parhaiten toimivia käytäntöjä, eikä tällöin välttämättä ole määritetty yhtenevää prosessia rekrytointiin ja henkilöstöhallintoon. Kuitenkin organisaation kasvaessa prosessien ja käytäntöjen määrittäminen tulee yhä tärkeämpään rooliin.  

Prosessit onkin hyvä kirjata riittävän ajoissa, jotta niiden määrittämiseen jää riittävästi aikaa. Kiireessä käytäntöjen kirjaamiset sekä mahdolliset uusien järjestelmien käyttöönotot tapahtuvat hutiloiden – mikäli tapahtuvat lainkaan.  

Organisaatioiden olisikin hyvä pohtia muun muassa seuraavia asioita:  

• Onko yrityksessä tarve erilliselle HR-toiminnolle vai onnistuuko henkilöstöasioiden hoitaminen asianmukaisesti esimerkiksi osana toimitusjohtajan työtä?  

• Kuinka monelle ihmiselle tietoa tulee jakaa? Riittääkö asioiden ylläpitämiseksi Excel, vai tarvitsiko tietoa koostaa erilliseen HR-järjestelmään, josta myös raportit saadaan helposti?  

• Otetaanko henkilöstöasioiden ylläpidossa huomioon GDPR:n vaatimukset? 

HR-järjestelmä RALAn henkilöstöhallinnon tukena 

Viimeiset muutamat vuodet ovat olleet RALAssa kasvun aikaa, ja työntekijöiden määrä onkin alan yleisestä trendistä poiketen kasvanut yli 15 prosenttia. Rekrytoinnit ovat herättäneet ilahduttavan paljon kiinnostusta ja päteviä hakijoita. 

Meillä RALAssa tunnistettiin tarve rekrytointiprosessin kirjaamiselle, kun rekrytointeja tuli useampi vuodessa. On resurssien tuhlausta pohtia joka kerta uudelleen miten, kenen toimesta ja missä vaiheessa asiat hoidetaan, jotta esimerkiksi työpaikkailmoitus saadaan julkaistua, hakijoille vastattua ja uusi henkilö valittua.  

Henkilöstön kasvun takia meidän on myös pitänyt löytää parempia tapoja tukea niin esihenkilöiden kuin myös henkilöstöhallinnon työtä sekä tarve määrittää prosesseja tarkemmin. RALAssa henkilöstöhallinnon prosessien sekä ohjeistusten kirjaaminen on ollut erityisen tärkeässä roolissa. Lisäksi näiden tueksi on otettu henkilöstöhallinnon järjestelmä käyttöön. 

Aikaisemmin käytännön HR-asioiden hallinta ja seuranta tapahtui täysin manuaalisesti muun muassa Excel-tiedostoissa, joita alkoi olla turhan paljon työntekijämäärän kasvaessa. Lomien, sairaspoissaolojen, koulutusten ja pätevyyksien, työsopimusten, kehityskeskustelulomakkeiden jne. ylläpitoon ja säilytykseen piti saada järjestelmällisyyttä.  

Nyt kaikki henkilöstötiedot ja edellä mainitut seurantatiedot on viety HR-järjestelmään, joka tukee niin esihenkilöä kuin työntekijää esimerkiksi muistuttamalla vanhenevasta pätevyydestä. Tiedot ovat yhdessä paikassa, ne eivät voi hävitä teknisen ongelman tai vaikkapa inhimillisen virheen vuoksi ja pystymme varmistamaan tietojen säilytyksen tietosuojan ja -turvan. 

Järjestelmällisyys onkin onnistuneen henkilöstöhallinnon avain – olipa käytössä Excelit tai HR-järjestelmä. RALAn tavoin monet pk-yritykset kohtaavat tai tulevat kohtaamaan haasteita henkilöstöhallinnossa, joka voi olla työlästä ja raskasta, mikäli sille ei ole määritetty yhtenäistä ja järjestelmällistä prosessia. 

Heti tänään on siis hyvä hetki pysähtyä pohtimaan oman yrityksen henkilöstöhallinnon ja rekrytoinnin prosesseja ja alkaa laittaa niitä kuntoon. Näin niitä pystytään hyödyntämään tehokkaasti, ja olette heti täydessä iskussa, kun alan työllisyystilanne paranee.