Tavoitetyöpajan toteutus

Mikä on tavoitetyöpaja

Tavoitetyöpaja on keskeinen vaihe, kun määritetään hankkeen menestystekijät.

Tavoitetyöpajassa keskeiset osapuolet käyvät keskustelua hankkeen menestystekijöistä, sekä ideoivat ja priorisoivat niitä. Keskustelu ja eri näkökulmien ymmärtäminen luovat pohjaa sille, että menestystekijät voidaan kiteyttää valmiiksi julkilausumaksi. Lisäksi näiden pohjalta voidaan luoda tavoitedokumentti ja hyödyntää menestystekijöitä projektin johtamisessa.

Tavoitetyöpajan oikeampi nimi voisi olla menestystekijöiden määritystyöpaja, mutta ”tavoitetyöpaja” kuvaa asiasta ensimmäistä kertaa kuulevillekin mistä on kyse. Se on myös sanana iskevämpi. 

Joskus on puhuttu myös hankestrategian luomisesta, mutta strategia on hieman laajempi käsite kuin pelkkä tahtotilan määrittäminen, sisältäen myös toimenpidesuunnitelman. Kokonaisuutena menestystekijöiden määrittämistä, mittarien luomista niille ja toimenpiteiden suunnittelua voisi hyvinkin kutsua projektistrategiaksi.

Tavoitetyöpajan tarkoitus

Tavoitetyöpajan tarkoitus ei ole saada aikaan pelkästään menestystekijät kuvaava julkilausuma, jollaisen esimerkiksi projektinjohtaja voisi hyvin tehdä yksilötyönä. 

On tärkeätä, että menestystekijät määritetään nimenomaan yhteisessä työpajassa, koska tulokseksi odotetaan myös sitä, että menestystekijöiden sisältö ymmärretään yhtenäisellä tavalla, menestystekijät hyväksytään oman toiminnan ohjenuoraksi ja onnistumisen vaatimaan toimintaan sitoudutaan. 

Toisin sanoen, tavoitteena on myös muiden kuin oman näkökulman ymmärtämistä ja sisäistämistä.

Tavoitetyöpajassa kartoitetaan eri osapuolten odotukset ja tavoitteet hankkeelle niin, että kaikki kuulevat myös muiden näkökulmia. Näitä tavoitteita jäsennetään ja priorisoidaan yhteisesti, jotta kokonaiskuva hahmottuu. 

Menestystekijöitä ei voi olla suurta määrää, koska muuten ei voida puhua kiteytyksestä. Tavoitteena on löytää 5–8 tärkeintä menestystekijää, joten näkemyksen keskeisistä hankkeen onnistumisen tekijöistä pitää olla riittävän fokusoitu. 

On tärkeää toteuttaa tavoitetyöpaja oikein, oikeassa vaiheessa ja niin, että siihen osallistuvat oikeat henkilöt, koska näin luodaan perusta menestystekijöiden johtamiselle läpi hankkeen.

Tavoitetyöpajan ajankohta

Paras aika tavoitetyöpajalle on hankesuunnitteluvaiheessa, kun hankkeen lähtökohdat, reunaehdot ja niille asetetut odotukset ovat riittävästi tiedossa. Käytännön syistä tavoitetyöpaja siirtyy usein pidettäväksi vasta yleissuunnitteluvaiheessa, tai vielä myöhemmin. 

Pääsääntönä voidaan pitää, että mitä aikaisemmin menestystekijöiden pohtiminen ja käsittely aloitetaan, sitä parempi, koska silloin menestystekijät ohjaavat hankkeen johtamista alusta asti. 

Toisaalta tavoitetyöpajan pitäminen myöhemmin on parempi kuin ei ollenkaan. Mitä myöhempi ajankohta on, sitä enemmän on kyse jo aiemmin eri dokumenteissa esitettyjen tavoitteiden kiteyttämisestä yhteisiksi menestystekijöiksi.

Menestystekijät tulisi siis määrittää hankkeen alussa, mutta koska kaikki osapuolet eivät ole siinä vaiheessa vielä mukana, niiden täsmentäminen ja jatkotyöstö hankkeen aikana on oleellista. Näin muutkin osapuolet kokevat voivansa vaikuttaa ja hyväksyvät helpommin menestystekijät myös omaksi ohjenuorakseen. 

Hankkeen aikana menestystekijöiden sisältökuvauksia tarkennetaan yhdessä uusien osapuolten kanssa, ja tarvittaessa itse menestystekijöitäkin voidaan muuttaa.
Menestystekijöiden määrittämisessä hyödynnetään arvon luonnin kehystä (ks. menestystekijöiden määrittäminen). Se kuvaa eri näkökulmat, joista hankkeen menestystekijöitä etsitään. 

Arvon luonnin kehys on työkalu, jonka avulla varmistetaan, että menestystekijöitä laaditaan riittävän laaja-alaisesti ja monesta eri näkökulmasta.

Tavoitetyöpajan toteutus

Tavoitetyöpajaan osallistuvat kaikki hankkeen pääosapuolet kyseisessä vaiheessa. Jos hanke on alkuvaiheessa, pääosapuolia ovat tyypillisesti tilaajan, käyttäjän, rakennuttamisorganisaation/konsultin sekä jo hankkeessa olevien suunnittelijoiden edustajat. 

Myös päätoteuttaja on mukana, jos mahdollista – tämä on tilanne esimerkiksi toteutusmuodon ollessa sellainen, missä urakoitsija valitaan varhaisessa vaiheessa.

Tavoitetyöpajan henkilömäärä nousee helposti pienehkössäkin hankkeessa 15–20 henkeen. On hyvä, että joku ryhmästä ottaa fasilitaattorin roolin, tai sitä varten on mukana ulkopuolinen ryhmätyötekniikat hallitseva henkilö.

Alla on esimerkki tavoitetyöpajan läpiviennistä niin, että aikaa siihen käytetään 3–4 tuntia.

Taustoitus ja esittelyt, 30 min

• Pidetään henkilöiden esittelyt, jos kaikki eivät ennestään tunne toisiaan
• Kerrotaan päivän tavoitteet, sekä mistä menestystekijöiden määrittämisessä on kysymys ja miten tuloksia on tarkoitus hyödyntää
• Voidaan esittää myös kooste jo nimetyistä tavoitteista, joita eri dokumenteista löytyy; menestystekijöitä luotaessa ei ole tarkoitus hylätä sitä, mitä on aiemmin todettu, vaan jatkaa siitä. Toisaalta pitää varoa lukitsemasta ajatuksia liikaa aiemmin tuotettuun aineistoon, jotta uusillekin oivalluksille jää tilaa.

Ideointi, 30 min

Ryhmäjako

• Henkilöt jaetaan pääsääntöisesti arvon tuoton kehyksen mukaisen nelikentän ryhmiin sen perusteella, mitä näkökulmaa kukin edustaa.  Jonkin asteista näkökulmien sekoittamista on kuitenkin hyvä olla, ja siihen pakottaa usein eri osapuolten epätasainen määräkin. 
• Yhden ryhmän sopiva koko on 4–6 henkeä, suuremmat ryhmät alkavat olla toimimattomia.  Käytännössä näkökulmat ”Omistajan strategia” ja ”Liiketoimintatulokset” on usein käsitelty samassa ryhmässä, koska tilaajan edustajia ei ole kovin monta, jolloin ryhmiä on kolme.

Ideointi vaiheittain

• Henkilöt ideoivat menestystekijöitä ensin yksin listaten menestystekijöitä oman ryhmänsä näkökulmasta
• Sen jälkeen jakaudutaan ryhmiin, jotka tuottavat yhteisesti tärkeimmät menestystekijät. Tässä vaiheessa voidaan ohjeistaa, että sopiva ehdotusten määrä näkökulmaa kohti on noin 5.
• Ryhmät kirjoittavat menestystekijät post it -lapuille ja tuovat ne seinälle eri näkökulmia kuvaavien otsikoiden alle. 

Ryhmittely ja priorisointi, 1 h

Tulosten esittäminen

• Kukin ryhmä esittelee tuottamansa menestystekijät. Niistä käydään esittelyn yhteydessä keskustelua, jonka päätarkoitus on tehdä selväksi, mitä eri lapuilla lukevat tekstit tarkoittavat. Lappuja voi myös täydentää selventävillä teksteillä.

Jäsentely ja äänestys

• Lappuja järjestellään tarpeen mukaan niin, että samaa tarkoittavat laput poistetaan tai lähellä toisiaan olevat niputetaan yhteen (niitä voi tulla ryhmien tehtävärajauksista huolimatta). Tavoitteena on, että tarjolla olevien menestystekijöiden määrä rajoittuisi reiluun kymmeneen.
• Suoritetaan äänestys joko ”manuaalisesti” tusseilla tai sähköisellä työkalulla, johon tuotetut menestystekijät on viety. 
• Manuaalisessa äänestyksessä kukin osallistuja merkitsee esimerkiksi viisi tärkeintä menestystekijää, tai jakaa vaikka 7 pistettä haluamallaan tavalla menestystekijöille. 
• Hyvää kokemusta on saatu sähköisen äänestystyökalun, kuten Mentin (menti.com) käytöstä, jonka avulla jokainen voi asettaa menestystekijät mieleiseensä tärkeysjärjestykseen. Sähköisessä äänestyksessä on se hyvä puoli, ettei toisten valintoja nähdä ennen kuin äänestys on loppunut, mikä hillitsee ”peesaus” -ilmiötä.

Järjestäminen ja alustava kiteytys, 15 min

• Äänestyksen jälkeen manuaaliset tulokset järjestetään seinällä niin, että eniten ääniä saaneet aiheet ovat vasemmalta oikealle järjestyksessä. Sähköisessä äänestyksessä taas esitetään lopputulos portaalista. 
• Käydään keskustelu siitä, mitkä aiheet voisivat olla lopullisia menestystekijöitä. Usein käy niin, että myös pois karsiutuneita asioita on mahdollista ottaa mukaan jonkun muun aiheen alakohtina. Tarkoitus ei ole siis hylätä asioita pois, vaan kiteyttää selkeästi pääasiat ja niitä täydentävät selitykset.

Jatkosta sopiminen, 15 min

•    Selvitetään, miten työskentely jatkuu tästä eteenpäin, sovitaan aikataulu ja seuraavat tapaamiset jne. Seuraavia vaiheita ovat tuotettujen menestystekijöiden hiominen lopulliseen esitysmuotoon sekä tavoitedokumentin tekeminen.

Mikäli käytettävissä on enemmän aikaa, kuten kokonainen päivä, voidaan valittuja menestystekijöitä jatkotyöstää ryhmissä. Se tapahtuu käytännössä tarkentamalla, mitä asioita kuhunkin menestystekijään sisältyy ja miten ne näkyvät käytännön toiminnassa. Ryhmät voivat olla samat kuin ideointivaiheessa, tai ne voidaan muodostaa uudestaan aiheiden mukaisesti. 

Jatkotyöstämiselle voi varata aikaa mahdollisuuksien mukaan useammankin tunnin. Oleellista olisi myös tulosten esittely ja yhteinen keskustelu niistä. Tavoitteena on tuottaa lisäsisältöä ja konkretiaa määritettyihin menestystekijöihin. 

Jatkotyöstöä voidaan tehdä myös omassa työpajassa / jatkopalaverissa. Tämä voi olla sikäli toimiva ratkaisu, että silloin ehditään tuottaa menestystekijöistä hiotumpi kiteytys kuin mihin työpajan hektisyydessä on usein mahdollista.

Tavoitetyöpajan tulokset ja työstö valmiiksi

Tavoitetyöpajan tulos on usein vielä keskeneräinen, ja voi lisäksi koostua useammasta lapusta jotka kuvaavat samaa asiaa eri sanoin.  Se vaatii jatkotyöstöä lopulliseen esitysasuunsa, joka kuvaa osuvasti ja kiteytetysti haluttua asiaa. Tätä työstöä voi tehdä osin yksintyönä tai pienryhmässä. Samassa yhteydessä tehdään myös menestystekijöiden ryhmittely, joka jäsentää ja auttaa hahmottamaan niitä.

Tyypillisesti menestystekijät jakautuvat kahteen osaan, jotka ovat ”lopullista rakennusta kuvaavat ominaisuudet” ja ”projektin läpiviennissä onnistuminen”. Tämän lisäksi on ollut käytössä esimerkiksi elinkaariominaisuuksia, vastuullisuutta ja ekologisuutta koskevat asiat omana ryhmänään. 

Mutta ryhmittely on helpompi hakea sitten, kun menestystekijät on ensi tuotettu ja saatettu valmiimpaan muotoon. Ryhmittelyssä pitää noudattaa menestystekijöistä itsestään nousevaa logiikkaa.

On tärkeätä korostaa, että vaikka menestystekijöitä on äänestetty ja ”priorisoitu”, ei niitä tässä vaiheessa enää aseteta tärkeysjärjestykseen, eivätkä otsikot ole ikään kuin uusia ylätason menestystekijöitä. Kyse on ainoastaan esityksen lukemista ja ymmärtämistä helpottavasta jäsennyksestä. 

Kun menestystekijät on määritetty, ne ovat samanarvoisia ja kaikissa tulisi onnistua yhtä lailla, jotta hanketta voi kuvata onnistuneeksi. 

Ryhmätyön tulosten valmiiksi saaminen ja niiden julkistaminen hankkeen menestystekijöiksi vaatii tavallisesti vielä useamman muokkaus- ja hyväksymiskierroksen. Ensimmäinen ehdotus on syytä käydä läpi ihan ensin tilaajan edustajista koostuvassa ryhmässä, ja laittaa sen jälkeen jakoon työpajaan osallistuneille kommentointia varten. Niitä voidaan myös käsitellä hankkeen eri kokousten yhteydessä. 

Kun menestystekijöiden laadintaan osallistutaan laajalla rintamalla ja siihen voidaan vaikuttaa, niihin samalla sitoudutaan.

Tässä vaiheessa voidaan miettiä myös menestystekijöiden esitystapaa ja viestintää; suositeltava tapa on teettää niistä graafisesti näyttävä huoneentaulu, jota näytetään eri tilaisuuksissa ja joka voi olla näkyvillä työmaatoimistossa sekä Big Roomissa keskeisissä paikoissa. On käytetty sellaistakin tapaa, että projektihenkilöt signeeraavat seinällä olevan menestystekijätaulun osoittaakseen siihen sitoutumistaan.

Vaikka menestystekijät näin saadaan ”valmiiksi” ennen pitkää, ei mikään estä täsmentämästä niitä myöhemminkin, jos siihen havaitaan tarvetta. Olisi kuitenkin hyvä, että ne eivät merkittävästi alun jälkeen elä, vaan täydennykset tehdään tarkemmalla tasolla tavoitedokumentin määrityksissä. 

Alussa luotu julkilausuma on kuvaus siitä, mitä hankkeen lopussa odotetaan tulokseksi, ja siihen tulisi rehellisesti peilata saavutuksia, eikä muuttaa tavoitetta pitkin matkaa.