Tavoitedokumentin laatiminen ja käyttö

Mikä on tavoitedokumentti

Tavoitedokumentissa esitetään ja ylläpidetään hankkeen yhteiset menestystekijät ja niiden tarkemmat määritykset siten, että voidaan viitata yhteen keskitettyyn tiedonlähteeseen. Näin vältytään etsimästä menestystekijöitä ei eri dokumenteista, ja esitystapa on yhtenäinen.

Tavoitedokumentissa kuvataan hankkeen menestystekijät tarkemmalla tasolla kuin julkilausumassa tai huoneentaulussa, missä ne on esitetty yleensä tiiviisti ja viestinnällisesti mieleenpainuvasti. 

Tavoitedokumenttiin kootaan esimerkiksi hankesuunnitelmassa ja muissa dokumenteissa olevat hankkeen tarkemmat tavoitteet. Ne ryhmitellään menestystekijöiden alle, ja niille voidaan tuottaa tarkempaa sisältöä työpajoissa sekä palavereissa. 

Tavoitedokumenttiin on mahdollista yhdistää myös hankkeen avaintulosmittarit, niiden mittausohje ja seurantataulukko. Näin yhteys menestystekijöistä tavoitemittareihin on helppo havaita ja ymmärtää.

Tavoitedokumentin oikeampi nimi voisi olla menestystekijädokumentti, mutta ”tavoitedokumentti” kuvaa asiasta ensimmäistä kertaa kuulevillekin mistä on kyse. Se on myös sanana iskevämpi. 

Itse dokumentin otsikko voi olla esimerkiksi ”Hankkeen menestystekijät ja tavoitteet”, mikä kuvaa sisältöä paremmin.

Tavoitedokumentin tarkoitus ja käyttö

Tavoitedokumentin avulla menestystekijät avataan hankkeen osapuolille siten, että ehkä hieman yleiselläkin tasolla esitetyt menestystekijät aukeavat ja konkretisoituvat. Se parantaa hankkeen tahtotilan ymmärrystä ja ohjaa käytännössä osapuolten toimintaa, kun tavoitellut asiat löytyvät helpommin yhdestä paikasta. 

Esimerkiksi jos menestystekijänä on ”Rakennus palvelee käyttöä”, tavoitedokumentissa tulee kertoa, mitä tämä tarkemmin kyseisessä tapauksessa tarkoittaa, jotta suunnittelijat ja urakoitsijatkin voivat ymmärtää, mitkä ovat niitä käyttöä palvelevia, arvoa tuottavia suunnitteluratkaisun elementtejä, joita tulee vaalia.

Tavoitedokumenttia käytetään sellaisenaan muistuttamaan projektin toimijoita siitä, mitkä ovat tavoitellut asiat, vaatimukset ja reunaehdot. Se voidaan liittää mukaan hankintadokumentteihin ja sitä voidaan käyttää perehdytyksessä. 

Kun sekä hankkeen aikana että sen päätyttyä analysoidaan menestystekijöiden suhteen onnistumista, tavoitedokumentti on se, mihin onnistumista peilataan. 

Tavoitedokumentin sisältö

Tavoitedokumentti koostuu dokumentin käyttötarkoituksen lyhyestä kuvauksesta, menestystekijöiden yhteenvedosta sekä kunkin menestystekijän tarkemman sisällön kuvauksesta.

Mikäli tavoitedokumenttiin yhdistetään hankkeen avainmittarien kuvaukset ja mittausohjeet, ne esitetään omassa luvussaan menestystekijöiden jälkeen. 

Tavoitedokumentin laatiminen

Tavoitedokumentti kirjoitetaan ensimmäistä kertaa heti sen jälkeen, kun menestystekijät on määritetty tavoitetyöpajassa,   ja niistä on tehty tilaajan hyväksymä koonti. 

Kirjoittaminen aloitetaan kokoamalla hankesuunnitelmassa, suunnitteluohjeissa, hankintadokumenteissa jne. mahdollisesti esitetyt tavoitteet ja vaatimukset, jotka sijoitetaan menestystekijöiden mukaisessa jäsennyksessä sopivaan kohtaan. Myös tavoitetyöpajassa tai sitä seuraavissa työpajoissa on voitu tuottaa menestystekijöiden kuvaukseen lisämateriaalia.

Tavoitedokumentin käsittelyä ja täydentämistä tehdään tavallisesti myös erillisissä palavereissa, joihin voivat osallistua sekä tilaajan että muiden osapuolten edustajat. Osallistuminen tai vähintään kommentointimahdollisuus on tärkeä, koska kaikkien tulee hyväksyä tavoitedokumentissa esitetyt asiat ja sitoutua niihin.

Tyypillisesti hankkeen alkuvaiheessa menestystekijöiden laadinnassa ovat mukana tilaajan, käyttäjien ja suunnittelijoiden edustajat, joten menestystekijöiden kuvaukset keskittyvät lopputuotteena syntyvän rakennuksen ominaisuuksiin. 

Projektin läpivientiin liittyviä menestystekijöitä taas täydennetään myöhemmässä vaiheessa yhdessä urakoitsijan kanssa. Ei ole siten oleellista saada kirjattua kaikkea lopulliseen muotoonsa heti alussa, vaan sisällöt tulisi olla mietitty yhdessä niiden tahojen kesken, jotka kyseiseen menestystekijään voivat eniten vaikuttaa.