Menestystekijöiden määrittäminen ja kehys

Mitä menestystekijöillä tarkoitetaan

Projektin arvon tuotto määritetään menestystekijöiden avulla. Ne kuvaavat hankkeen onnistumiseen perinteisesti käytettyjä tavoitteita laajemmin. Menestystekijöillä tarkoitetaan sekä asioita, joilla hankkeen onnistumista kuvataan ja todennetaan (”menestys”), että onnistumista edistäviä tekijöitä (”tekijät”).

Menestystekijöiden taustalla on englanninkielinen käsite Conditions of Satisfaction (CoS). Lean-rakentamisessa hankkeen alussa on tapana määrittää kaikille osapuolille yhteiset ”CoSsit”, joihin kaikki sitoutuvat ja jotka ohjaavat toimintaa.

Menestystekijöitä määriteltäessä hankkeen onnistumista tarkastellaan koko hankkeen näkökulmasta. Menestystekijöiden määrittämisen tarkoituksena on löytää kaikkia hankkeen osapuolia yhdistävät tekijät, jotka kuvaavat hankkeen onnistumista tai edesauttavat sitä, sekä sitoutua niiden toteuttamiseen.

Menestystekijöiden merkitys hankkeelle

Yhteisesti määriteltyjen menestystekijöiden tarkoituksena on muodostaa yhteisymmärrys hankkeen onnistumisen sisällöstä ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Selkeästi kirjatut ja viestityt menestystekijät kohdistavat osapuolten huomion hankkeen onnistumisen kannalta keskeisiin asioihin. 

Menestystekijät kertovat, mitä odotuksia eri osapuolten toiminnalle hankkeessa on. Sitä kautta ne ohjaavat muodostuvaa toimintakulttuuria. Kun menestystekijät kuvataan ymmärrettävästi ja ne avataan tarkasti, syntyy yhteinen kieli, jolla hankkeen päämääristä ja sen onnistumisesta voidaan puhua yhtenäisellä tavalla. 

Menestystekijät ovat silloin läsnä jokapäiväisessä hankkeen johtamisessa sekä vaikuttamassa valintojen ja päätösten tekemiseen.

Menestystekijät luovat pohjan hankkeen onnistumisen mittaamiselle ja arvioinnille. Kun menestystekijät on määritetty ja ymmärretty hyvin, niiden avulla voidaan arvioida hankkeen etenemistä ja onnistumista. Lisäksi hankkeen päätyttyä voidaan analysoida, miten toimintaa tulisi jatkossa parantaa.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Menestystekijöiden nelikenttä

Menestystekijöiden määrittämisessä hyödynnetään arvon luonnin kehystä. Se on nelikentän muotoinen jäsennys, jossa tarkastellaan menestystekijöitä eri näkökulmista. 

Arvon luonnin kehyksen ei ole tarkoitus olla kattava tai yleispätevä kuvaus siitä, mitä rakennushankkeen menestystekijöihin olisi sisällyttävä, vaan nelikenttä toimii apuvälineenä, jonka avulla hankkeen onnistumista ja siihen johtavia tekijöitä voidaan tarkastella riittävän laajasti. 

Menestystekijöiden nelikenttä kuvaa paljolti neljän keskeisen sidosryhmän odotuksia: omistajan, suunnittelijoiden, rakentajien ja käyttäjien. Näillä kullakin on omia, toisistaan selkeästi eroavia odotuksia rakennushankkeelle, joskin monet asiat ovat myös kaikille yhteisiä. Näitä odotuksia kuvaavat kehyksen neljä näkökulmaa:

• Omistajan strategian edistäminen
• Liiketoimintatulosten saavuttaminen
• Projektin suorituskyvyn varmistaminen
• Arvon tuotto käytölle ja yhteiskunnalle

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Omistajan strategia kuvaa niitä pitkän aikavälin arvoja ja visioita, joita omistaja haluaa edistää omassa strategiassaan. Omistaja on usein hankkeen tilaajaosapuoli, jonka arvot ja strategiset tavoitteet edustavat tahtotilaa, joka on vaikuttavuudeltaan laajemmalla ja pitkäkestoisemmalla tasolla kuin yksittäisessä projektissa kyetään usein hahmottamaan. 

Vastuullisuus- ja ekologisuusasiat nousevat tyypillisesti esiin omistajan strategiasta. Omistaja on kirjannut strategiaansa vastuullisuuden ja ekologisuuden mukaisia tavoitteita, jolloin on huolehdittava, että niitä edistetään kussakin rakennushankkeessa soveltuvalla tavalla. Yksittäisen hankkeen projektiryhmä ei niitä välttämättä nosta esiin, koska vaikutukset ovat laajempia ja kauaskantoisempia kuin yksittäisen projektin toteutuksen aikana on havaittavissa.

Liiketoimintatulokset kuvaavat taloudellisten tavoitteiden näkökulmaa, joka on väistämättä aina läsnä, koska sitä vasten muut arvon tuoton tekijät peilautuvat. Omistajan tai tilaajan taloudellinen ajattelu perustuu kannattavuuslaskelmaan, joka kuvaa investointia koko elinkaaren näkökulmasta. Arvoa mitataan silloin sellaisilla tekijöillä kuin tuotto, kassavirta ja rakennuksen arvo. 

Oleellista on kiinnittää huomiota sekä kuluihin että tuottoihin, joihin molempiin voidaan vaikuttaa ja joiden vuorovaikutuksesta kannattavuus muodostuu.

Projektin suorituskyky on lähimpänä perinteistä käsitystä rakennushankkeen onnistumisesta, joka keskittyy kustannusten, aikataulun ja laadun ympärille. Kuten edellä todettiin, kustannuksia parempi menestystekijä on kuitenkin kustannusten ohjauksen kyvykkyys. Rakennushankkeen kustannukset kirjataan joka tapauksessa sopimuksiin ja sanktioidaan niin selkeästi, että niiden korostaminen omana menestystekijänä ei ole tarpeen. 

Projektin sorituskykyyn kuuluvat kustannusohjauksen kyvykkyyden lisäksi myös muut toteutuksen mittarit kuten aikataulu, laatu ja turvallisuus. Usein nostetaan esiin myös tavoiteltavaa toimintatapaa kuvaavia asioita, kuten hyvä yhteistyö. Haasteena näiden arvottamisessa eivät ole asiat sinänsä, vaan oikeiden mittarien käyttö. Niiden tulisi ohjata huomio toiminnan parantamiseen eikä pelkästään lopputuloksen toteamiseen. 

Arvo käytölle ja yhteisölle on arvon tuoton keskeinen tekijä, koska mitä paremmin rakentamisen tulos palvelee sen tulevaa käyttöä, sitä enemmän se tuottaa arvoa myös omistajalle, investoreille ja muillekin osapuolille. Käyttäjien tyytyväisyys ja toimintaa palvelevat tilat kulminoituvat lopulta myös kannattavuuslaskelman toiselle puolelle tuotoiksi. Kustannusten liiallinen minimointi voi tuhota tulevaa arvon tuottoa, jos ei nähdä arvon tuoton laajempaa, koko elinkaareen ulottuvaa kehystä. 

Toisaalta esimerkiksi julkiselle tilaajalle jopa vuokratuottoja tärkeämpi asia voi olla se arvo, jota rakennushankkeen tulos tuottaa lähiympäristölle houkuttelemalla uusia asukkaita, käyttäjiä ja veronmaksajia.

Arvon tuoton kehyksen käyttö

Eri hankkeissa menestystekijöiden nelikentän osat painottuvat eri tavalla; hankkeessa voi tietyn näkökulman merkitys olla vähäinen ja jokin toinen taas vallitseva. Nelikenttä on työkalu, jonka avulla voidaan katsoa, että menestystekijöitä katsotaan riittävän laaja-alaisesti ja että otetaan huomioon keskeiset näkökulmat.

Varsinaisia hankkeen menestystekijöitä ei ole tarkoitus lopulta kuvata kehyksen mukaisella jäsennyksellä, vaan kuvaamiseen haetaan hankkeen ominaispiirteisiin sopiva jäsennys ja esitystapa. Menestystekijöiden hyödyntämisessä kyse on myös viestinnästä ja vaikuttamisesta, joten esitystavan tulee olla selkeä ja visuaalinen, eräänlainen julkilausuma tai seinätaulu. 

Usein kohteen menestystekijät on käytännöllistä jakaa vain kahden otsikon alle: rakentamisen lopputulosta kuvaavat sekä projektin läpivientiä kuvaavat menestystekijät. Muitakin tapoja jäsentää menestystekijöitä voi käyttää, esimerkkinä joskus nousee rakennuksen käytön ajan toiminta, kulutus ja ympäristövaikutukset kolmanneksi osa-alueekseen. Oleellista on käyttää hankkeeseen sopivaa ja viestinnällisesti toimivaa jäsennystä, jos sellaista ylipäätään tarvitaan, esimerkiksi kun menestystekijöissä päästään hyvin kiteytyneeseen, alle viiden määrään.

Menestystekijät avataan ja konkretisoidaan tarkemmin tavoitedokumentissa, jotta niiden sisältö aukeaa kaikille projektin toimijoille. 

Menestystekijöiden onnistuneen hyödyntämisen edellytys on yhteisymmärrys hankkeen menestystekijöistä. Näin ollen yhtä tärkeä kuin lopputulos on prosessi, jolla menestystekijöitä määritetään ja niihin sitoudutaan. Tämän vuoksi menestystekijöiden kiteyttämistä ja yhteisymmärryksen saavuttamista varten pidetään tavoitetyöpaja.