Projektin suunnittelu

Mikä on projektin suunnittelu

Projektin suunnittelulla tarkoitetaan ennen varsinaisen rakentamisen käynnistymistä tapahtuvaa projektin läpiviennin suunnittelua, jonka tulos dokumentoituu projektisuunnitelmaan. Projektisuunnitelman ylläpito ja päivittäminen kuuluu asiaan, jolloin projektisuunnitelma on aktiivisessa käytössä oleva, seurattava dokumentti. 

Projektisuunnitelman voi käsittää eräänlaisena tiekarttana, joka kertoo mihin pyritään, mitä reunaehtoja sille on (esim. aika ja kustannukset) sekä mitä keinoja käytetään. Sen tulisi olla keskeisten osapuolten yhdessä laatima dokumentti, johon kirjataan yhteinen näkemys projektin menettelyistä ja toimintatavoista. Se muodostaa siis hankkeen yhteisen johtamisjärjestelmän, johon kaikki sitoutuvat ja jota kaikki noudattavat, ellei yhdessä päätetä tehdä muutoksia.

Projektisuunnitelmalla on myös tärkeä viestinnällinen merkitys, koska sitä lukemalla myös muille kuin sen tekijäkaartille pitäisi auteta projektin toimintatavat. Jos jokainen osapuoli tekee omia projektisuunnitelmiaan, jotka ovat pahimmassa tapauksessa keskenään ristiriidassa, ne eivät täytä tarkoitustaan koko hankkeen johtamisessa. Yhtä turhaa on tehdä projektisuunnitelma, joka ”pakkopullana” kopioidaan vanhoista projekteista tai toimintajärjestelmän pohjasta, eikä asioita kunnolla mietitä ja räätälöidä projektikohtaisesti.

Parhaassa tapauksessa projektisuunnitelma tehdään heti suunnitteluvaiheen alussa sisältäen sekä suunnittelu- että toteutusvaiheen. Usein, etenkin jos urakoitsija valitaan vasta suunnitteluvaiheen aikana, projektisuunnitelma keskittyy toteutusvaiheeseen. On myös mahdollista tehdä erillinen projektisuunnitelma suunnittelu- ja toteutusvaiheista, mutta niiden tulisi kuitenkin muodostaa toisiinsa linkittyvä kokonaisuus.

Projektisuunnitelman teko- ja esitystavat voivat vaihdella eri projekteissa, ja ne tulisikin miettiä kuhunkin tarpeeseen soveltuviksi. Itsetarkoituksena ei ole saada aikaan paksua nippua tekstiä, vaan ytimekäs ja oleelliseen keskittyvä projektin toimintatapojen kuvaus, jota täydennetään siihen kuuluvissa liitteissä. Projektisuunnitelma voi myös olla sähköinen kokoelma toimintaohjeita ja apudokumentteja.

Oleellisempaa kuin tuloksena syntyvän projektisuunnitelman ulkoasu tai formaatti onkin itse suunnitteluprosessi, jossa tarpeelliset asiat käydään läpi ja niistä saavutetaan yhteisymmärrys. Projektisuunnitelma on näiden yhdessä sovittujen asioiden kaikille projektin osapuolille  sopivalla tavalla tehty viestinnällisesti selkeä dokumentointi.

Projektisuunnitelman kytkentä menestystekijöihin

Koska projektisuunnitelma on kuvaus projektin päämääristä ja keinoista saavuttaa ne, hankkeen menestystekijöiden tulisi olla keskeinen lähtökohta projektin suunnittelussa. Projektisuunnitelman voi sanoa olevan jopa kuvaus siitä, miten projektissa toimitaan, jotta menestystekijöiden kuvaamat asiat toteutuvat mahdollisimman hyvin.

Menestystekijät esitetään projektisuunnitelman alussa ja lisäksi viitataan tavoitedokumenttiin, josta löytyy tarkemmat määritykset.  Usein tavoitedokumentti itsessään myös päivittyy projektin suunnittelun myötä, kun projektin läpivientiä koskeviin menestystekijöihin paneudutaan tarkemmin. On tärkeätä, että tavoitedokumenttia ja projektisuunnitelmaa täydennetään rinnakkain, jotta niiden välille ei muodostu ristiriitaa.

Kun projektin toteutusta suunnitellaan ja projektisuunnitelman kohtia käydään aihealueittain läpi projektin johtoryhmässä tai muussa vastuuryhmässä, menestystekijöiden on oltava taustalla läsnä ja asioita on mietittävä niitä vasten. Yksi hyvä tapa on aloittaa projektin suunnittelu riskianalyysista, jossa pohditaan, mitkä asiat voivat vaarantaa menestystekijöiden toteutumisen, ja toisaalta mitä mahdollisuuksia on parantaa onnistumista. Riskianalyysi luo myös pohjan projektisuunnitelman muiden kohtien laatimiselle, joissa paneudutaan erityisesti riskeiksi tai mahdollisuuksiksi tunnistettuihin asioihin.

On suositeltavaa kuvata se, miten menestystekijät liittyvät projektisuunnitelman eri kohtiin, konkreettisesti esimerkiksi taulukossa. Menestystekijöiden lisäksi taulukossa esitetään siis ne projektisuunnitelman kohdat, joissa on menestystekijöihin liittyvää asiaa. Silloin tulee huolehdittua, että menestystekijät ovat selkeästi taustalla projektin suunnittelua tehtäessä, ja voidaan seurata mihin niihin liittyvät asiat on dokumentoitu.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Menestystekijöihin perustuvan projektisuunnitelman sisältö 

Projektisuunnitelman sisältö voi vaihdella projekteittain, ja myös sen laajuus riippuu projektin koosta ja vaativuudesta. Pienelle projektille (esim. alle 500 t€) on sovellettu myös ”A3 projektisuunnitelmaa”, jossa on valmis pohja keskeisten asioiden tiiviiseen kirjaamiseen. 

Oli laajuus ja muoto mikä hyvänsä, alla on esimerkki tyypillisestä projektisuunnitelman sisällöstä, kun mukana on myös kytkentä menestystekijöihin. 

Projektisuunnitelman sisällysluettelo 

1. Kohdetiedot  

2. Osapuolet 

3. Projektin tavoitteet 
3.1. Menestystekijät (edellä kuvattu taulukko) 
3.2. Aikataulu ja välitavoitteet 
3.3. Kustannukset 

4. Riski- ja mahdollisuusanalyysi 

5. Projektin johtaminen 
5.1. Organisointi 
5.2. Päätöksenteko 
5.3. Kokouskäytännöt 
5.4. Yhteistyön johtaminen 
5.5. Yhteinen tiedonhallinta 

6. Käyttäjäprosessi ja -viestintä

7. Suunnittelun johtaminen 

8. Tuotannon johtaminen 
8.1. Aikatauluhallinta 
8.2. Hankinnat 
8.3. Kustannusohjaus ja -raportointi 
8.4. Aluesuunnitelma ja logistiikka 
8.5. Tehtävien ohjaus ja laadunvarmistus 

9. Turvallisuus ja lähiympäristö 

10. Vastuullisuus ja ekologisuus

11. Viimeistely, luovutus ja käyttöönotto 

12. Takuu- ja vastuuaika 

13. Toiminnan arviointi ja parantaminen 

Projektisuunnitelmassa esitetään projektin yhteiset toimintatavat. Varsinaiset operatiiviset suunnitelmat tai yksityiskohtaiset ohjeet ovat liitedokumenteissa, jotka myös täydentyvät pitemmän ajan kuluessa.  

Esimerkiksi Aikatauluhallinta -kohdassa kerrotaan, mitä aikataulumenetelmiä käytetään, kuka niistä vastaa ja miten aikatauluja seurataan sekä ylläpidetään, mutta varsinaiset aikataulusuunnitelmat ovat liitteenä. 

Tyypillisiä liitedokumentteja: 

• Yhteystietoluettelo 
• Kehitys- ja toteutusvaiheen riskianalyysit 
• Organisaatiokaavio, työryhmät ja päätöstasot 
• Resurssisuunnitelma 
• Kokouskalenteri 
• Suunnitteluvaiheen/kehitysvaiheen aikataulu 
• Viestintäsuunnitelma 
• Tietomalliohje 
• Yleisaikataulu 
• Hankintasuunnitelma 
• Suunnittelupakettiaikataulu 
• Raporttimalli 
• Laatumatriisi 
• Kosteudenhallintasuunnitelma 
• Puhtaudenhallintasuunnitelma 
• Turvallisuussuunnitelma 
• Alue- ja logistiikkasuunnitelma 
• Varastointisuunnitelma 
• Ympäristösuunnitelma 
• Kierrätyssuunnitelma 
• Viimeistelyohjelma 
• Toiminnan varmistamisen suunnitelma 
• Dokumentointisuunnitelma 
• Takuuajan suunnitelma 

Projektisuunnitelman laatiminen ja hyödyntäminen 

Projektin suunnittelu on oma keskeinen johtamistehtävänsä, joka käynnistyy heti projektin alussa ja jatkuu projektin valmisteluvaiheen loppuun. Lisäksi sitä täsmennetään, päivitetään ja seurataan projektin toteutuksen ajan.

Vastuu projektin suunnittelusta on projektin johtajalla, mutta se voidaan organisoida osapuolten kesken soveltuvalla tavalla sitä mukaa, kun osapuolia liittyy mukaan hankkeeseen. Oleellista on, että suunnittelu on projektin keskeisten osapuolten yhteinen tehtävä ja että kaikki sisäistävät sekä sitoutuvat sen sisältöön.

Projektisuunnitelman tekeminenkin on siis tavallaan oma projektinsa, jota pitää suunnitella, vastuuttaa ja ohjata. Suunnittelun projektointi tehdään yhteisessä käynnistyskokouksessa, jonka jälkeen sovitut työryhmät työstävät omia osa-alueitaan ja projektin johto koordinoi kokonaisuutta.

Projektisuunnitelma on suunnittelun lopputuote ja dokumentaatio, joka on hyödyllistä tuottaa ja pitää ajan tasalla, jolloin yhdessä sovituista asioista on myös helppo viestiä.

Kun työryhmät ovat saaneet tehtävänsä siinä määrin valmiiksi, että voidaan todeta projektin suunnitteluun kuuluvat tehtävät tehdyiksi ja voidaan siirtyä toteuttamisen sekä seurannan puolelle, on syytä pitää yhteinen läpikäynti ja katselmus, jossa projektisuunnitelma hyväksytään. Se ei tarkoita, etteikö suunnitelma päivittyisi etenkin liitedokumenttien osalta edelleen, mutta on hyödyllistä asettaa jokin loppupiste tai ainakin välitavoite, jolloin projektisuunnitelman sisältö  on kertaalleen kirjattu ”valmiiksi”.

Tähän projektisuunnitelman hyväksymiseen voi liittyä katselmus- tai hyväksymismenettely, joka painottaa projektisuunnitelman valmistumisen merkitystä. Joskus käytetty tapa on varata suunnitelman kanteen tai alkuun paikka allekirjoituksille, jossa eri osapuolet kuittaavat hyväksymisensä ilmaisten samalla samalla yhteisiin menettelyihin sitoutumisensa. 

Projektisuunnitelman voivat hyväksyä myös organisaatioiden ylemmän tason johtajat sen merkiksi, että hekin ovat siihen perehtyneet. Kun projektisuunnitelma käsitellään myös ylemmällä organisaatiotasolla, se parantaa suunnitelman tekemisen tavoitteellisuutta.

Yhteenveto

Projektin suunnittelu on tärkeä johtamistehtävä, joka pitää itsessään suunnitella ja organisoida projektin alkuvaiheessa. Menestystekijät ovat keskeisessä roolissa projektin suunnittelussa, ja ne esitetään heti projektisuunnitelman alussa projektin suunnittelun lähtökohtana. Tavoitedokumenttia käytetään ja ylläpidetään projektin suunnittelun rinnalla. Yhteiset menestystekijät muodostavat johtoajatuksen ja ”punaisen langan” suunnittelulle, jota tehdään useissa työryhmissä.  Tällöin valmis projektisuunnitelma tähtää yhteiseen maaliin ja muodostaa selkeästi perustellun, johdonmukaisen kokonaisuuden.