Onnistumisen analysointi

Mikä on onnistumisen analysointi

Onnistumisen analysoinnilla todetaan, miten hyvin hanke on onnistunut sen menestystekijöihin nähden. Hankkeen suoritusta arvioidaan myös pitkin matkaa asetettuja mittareita ja kriteereitä vasten. Lopullinen lausunto annetaan kuitenkin vasta projektin päättyessä, etenkin kun mukana voi olla mittareita, jotka voidaan todeta vasta hankkeen valmistuttua.

Arvon tuoton johtamista kuvattiin artikkelissa Arvon tuoton johtamisen prosessi periaatteeltaan kolmiosaiseksi; ensin määritetään arvon tuoton sisältö menestystekijöinä, sen jälkeen toteutetaan hanke menestystekijöiden suhteen mahdollisimman hyvin, ja lopuksi todetaan onnistuminen sekä opitaan siitä. 

Rakennushankkeen onnistumista on usein rakennusliikkeissä arvioitu jälkianalyysi -nimisessä loppukatselmuksessa. Siinä todetaan saavutetut tulokset, joista tärkein on projektikate. Tilaisuudessa listataan myös muita onnistumisia ja kehitettäviä asioita. Jälkianalyysi on rakennusliikkeen sisäinen tilaisuus, joten se keskittyy projektin läpivientiin ja rakennusliikkeen omaan toimintaan, eikä niinkään lopputuotoksena valmistuneen rakennuksen ominaisuuksiin.

Joskus on käytetty myös menettelyä, missä projektin osapuolet kokoontuvat yhteen projektin päättymisen jälkeen ja käyvät yhdessä läpi projektin toteutuksen ja tulokset laaja-alaisesti sekä eri näkökulmista. Yhteinen loppuyhteenveto voidaan toteuttaa työpajamuotoisena, jolloin saadaan kerättyä näkemykset eri osapuolilta ja työstettyä ne yhteisiksi johtopäätöksiksi. Johtopäätökset voidaan koota myös loppuraporttiin.

Jos hanketta on johdettu näissä ohjeissa esitetyn menestystekijöiden johtamisen prosessin mukaisesti, se tarjoaa hyvät edellytykset myös kunnolliselle ja hyvin jäsennetylle onnistumisen analysoinnille, koska menestystekijät tarjoavat vertailukohdan projektin toiminnan ja onnistumisen peilaamiselle niitä vasten. Menestystekijät ovat hyvä lähtökohta onnistumisen arvioinnille, koska onnistumista tulisi arvioida nimenomaan kokonaisuutena, eikä vain jonkin osapuolen näkökulmasta omiin tavoitteisiinsa nähden.

Onnistumisen analysoinnin tarkoitus ja sisältö

Onnistumisen analysoinnin tarkoituksena on koota yhteen tieto siitä, miten hyvin arvon tuotossa on onnistuttu, ja oppia siitä. Kun arvon tuotto on määritetty yhteisinä menestystekijöinä, onnistumista arvioidaan niitä vasten.

Onnistumisen analysointi koostuu kahdesta osasta:

1. Mittarien ja onnistumista kuvaavien indikaattorien laskenta ja koonti havainnolliseen muotoon.
2. Palautetyöpaja, jossa numeeriseen ja faktatietoon yhdistetään kokemusperäiset näkemykset ja kootaan synteesi.

Onnistumisen analysoinnin lopullinen tavoite on jakaa tietoa ja oppia seuraavia hankkeita varten. Sitä tarkoitusta palvelee nimenomaan palautetyöpaja ja siitä tuotettava yhteenvetoaineisto. Hyvä dokumentointi mahdollistaa, että kokemuksista voivat oppia nekin, jotka eivät ole olleet projektissa osallisia.

Mittarien tulokset ja analyysi

Analyysissa ensimmäinen vaihe on kerätä lopulliset tiedot hankkeesta ja määrittää käytettyjen menestystekijöitä kuvaavien mittarien tulokset. Myös muita havaintoja tai käytössä olevia indikaattoreita voidaan kerätä, kuten ulkopuolisilta saatu palaute tai hankkeen saama julkisuus. Tiedoista koostetaan selkeä ja havainnollinen aineisto, jolla annetaan mahdollisimman objektiivinen sekä kattava kuva hankkeen toteutuksesta ja tuloksista.

Mittaritietojen ja aineiston koonti toimii myös esityönä palautetyöpajaan, sillä koonti on lähtökohta yhdessä tehtävälle jatkotyöstölle. Eri tahoilla voi olla omia, usein rajoittuneita näkökulmia toteutukseen, ja esiin saattaa tulla myös pyrkimys ”kaunistella” asioita omaksi edukseen. Analyysiaineisto saattaa kaikki samalle viivalle kokonaiskuvan suhteen sekä osoittaa selkeästi, missä on onnistuttu ja missä olisi ollut parannettavaa.  Se kiinnittää huomion myös koko hankkeen kannalta oleellisiin asioihin, jotka on kuvattu yhteisesti päätetyissä menestystekijöissä.

Palautetyöpaja

Jos mittarien ja indikaattorien koonti palvelee objektiivista tilannekuvaa lopputulemasta, palautetyöpajan tarkoitus on jatkaa siitä ja etsiä mittaustulosten takana olevia syitä sekä ehdotuksia seuraavia hankkeita varten.

Palautetyöpajan läpivienti riippuu hankkeen luonteesta ja henkilömäärästä, ja siinä voidaan käyttää eri ryhmätyötekniikoita soveltuvalla tavalla (kaikki osallistujat ideoivat + työstävät yhdessä, työstö tehdään ryhmissä tai parityöskentelynä jne.). Päivän ”isäntänä” toimii luontevasti projektinjohtaja, ja apuna voi käyttää myös ulkopuolista fasilitaattoria. 

Työpajan aikaikkuna voi olla esimerkiksi puoli päivää, mutta asia voi ansaita koko päivänkin, ja miksei iltatilaisuuden työpajan perään, jossa asiat puidaan vapamuotoisemmissa merkeissä. 

Peruskaava palautetyöpajan läpivientiin on seuraava:

• Avaus ja tilaisuuden tarkoitus
• Hankkeen toteutus ja tulokset menestystekijöitä vasten (mittarien ja indikaattorien perusteella)
• Keskustelu mittarien tuloksista (esim. ryhmittäin koostaen): ollaanko mittarien tuloksista samaa mieltä vai herääkö tuloksista tai tulkinnasta kysymyksiä? Mitkä ovat keskeiset havainnot mittaustuloksista - missä onnistuttiin, missä olisi parantamista ja yllättikö jokin?
• Syyt ja parannusehdotukset (sopivalla ryhmätyötekniikalla): mitkä asiat johtivat keskeisiin onnistumisiin ja epäonnistumisiin? Miten jatkossa tulisi toimia, jotta onnistumisia vahvistetaan ja epäonnistumiset torjutaan?
• Loppuyhteenveto ja yhteiset johtopäätökset

Työpajan tulokset kootaan yhteen pakettiin, joka sisältää sekä mittariaineiston että työpajan tulokset ja johtopäätökset. Voidaan myös tehdä erillinen loppuraportti, joka kokoaa asiat yhteen ja on helposti jaettavissa laajemmallekin joukolle.

Tulosten hyödyntäminen

Jos analyysi on tuottanut hyvän koosteen ja/tai loppuraportin, se voi toimia sellaisenaan ohjenuorana seuraaviin projekteihin ryhtyville. On kuitenkin tosiasia, että jos jokainen projekti tuottaa loppuraportin, niiden sisältämä aineisto on ennen pitkää laaja. Sen läpi käynti ja relevantin tiedon etsiminen ennen jokaista alkavaa projektia on siten työlästä.

Projektin analyysiaineisto palvelee ennen kaikkea projektiin osallistuneita, ja se on heille hyvä muistin apu omaa ymmärrystään täydentämään. Kunkin organisaation tulisi sen lisäksi koostaa projektien tuottamista loppuraporteista jatkuvasti karttuva aineisto, joka palvelee omaa toimintaa. Se tarkoittaa tiivistämistä, järjestämistä ja oleellisen tiedon esittämistä omaa toimintaa silmällä pitäen sellaisessa muodossa, josta se on haettavissa ja käytettävissä.

Tässä riittää tulevaisuudessa työsarkaa, koska organisaation oppiminen projektista toiseen on yksi suurimmista rakennusalan kehittymisen haasteista.