Menestystekijöiden seuranta ja raportointi

Menestystekijöiden seuranta ja siihen liittyvät käsitteet

Lähtökohtana on, että projektissa on määritetty yhteiset menestystekijät ja laadittu niitä vastaava mittaristo ohjeen Menestystekijöiden mittaaminen mukaisesti. Menestystekijöiden seurannalla tarkoitetaan projektin tilanteen toteamista menestystekijöiden suhteen kunkin mittarin seurantajakson mukaisesti.

Yhtä tärkeä kuin kulloisenkin hetken mittaustulos on ennuste siitä, mikä lopullinen tulos olisi, jos jatketaan nykyiseen tapaan. Tilanne ja ennuste muodostavat yhdessä menestystekijöiden seurannan.

Seurantaan liittyy erilaisia käsitteitä, joita käytetään alalla hieman vaihtelevasti. Perinteisesti mittariston avulla tehtyä poikkileikkausta projektista ja käytetyistä tunnusluvuista on kutsuttu raportiksi, joka mielletään vakiomuotoiseksi tulosteeksi tai sähköiseksi dokumentiksi. Kyseessä on staattinen kokoelma numeerisia ja graafisia esityksiä, joita laaditaan ja jaellaan tai käydään yhdessä läpi esimerkiksi johtoryhmän kokouksissa sovittuina ajankohtina. 

Myös projektin vakiomuotoisia kuukausikatsauksia, jotka painottuvat taloudelliseen tilanteeseen, on kutsuttu raporteiksi. Ehkä juuri raportin hieman kankeasta ja pelkkään talouteen keskittyvästä mielikuvasta johtuen on alettu puhua projektin tilannekuvasta. Sillä tarkoitetaan laajempaa projektin tilannetta ja sitä kuvaavia indikaattoreita yhteen kokoavaa, usein sähköiselle alustalle koottua näkymää. 

Kun raportti tyypillisesti palvelee projektin johtoa, tilannekuvaa käytetään myös operatiivisessa johtamisessa, esimerkiksi viikoittaisissa aikataulupalavereissa. Sen takia tilannekuvan ylläpitämisessä pyritään mahdollisimman ajantasaiseen tietoon. 

Tilannekuvien kehittämisessä keskeisessä roolissa ovatkin olleet tilannekuvanäyttöjen visuaalisuus, interaktiivinen tietojen selailu ja niihin porautuminen sekä tekniset alustat ja tiedonsiirrot, jotka mahdollistavat ajantasaisen tiedon.

Tilannekuvasta käytetään kansainvälisissä yhteyksissä termiä dashboard, jonka voi kääntää ohjaustauluksi. Sillä tarkoitetaan erilaisia mittaristo- tai tunnuslukunäkymiä, joiden avulla pyritään muodostamaan kokonaiskuva projektin tilanteesta. 

Käsitteenä ohjaustaulu voi olla lähellä tilannekuvanäkymää. Ohjaustaulu-termillä halutaan kuitenkin korostaa, että kyse ei ole pelkästä yhteisen näkemyksen muodostamisesta nykytilanteesta, vaan keskeistä on myös ennustaa etenemistä ja kiinnittää huomiota kriittisiin, toimenpiteitä vaativiin asioihin. Ohjaustaulun tarkoitus on siten ennen kaikkea antaa johtamisessa tarvittavaa tietoa ajantasaisessa ja informatiivisessa muodossa niin, että se johtaa toimenpiteisiin.

Menestystekijät, mittaristot, raportit ja esimerkiksi tilannekuvat liittyvät läheisesti toisiinsa, mutta ne eivät ole täysin samoja asioita. Sen lisäksi että menestystekijöiden seurantaa palvelevat mittarit tai tunnusluvut voivat olla osa projektin raportteja tai ohjausnäkymiä, ne voivat sisältää paljon muutakin operatiivisessa johtamisessa tarvittavaa tietoa. Sen vuoksi on tärkeää, että eri näkymät projektin tilanteeseen räätälöitäisiin kuhunkin käyttötarkoitukseen ja kullekin käyttäjäryhmille erikseen, jotta oleellinen tieto on löydettävissä vaivattomasti.

Esimerkiksi menestystekijöitä koskevia mittareita ei kannata tarkastella joka viikkopalaverissa, vaan niille voi varata omat sessionsa, joissa keskitytään pitemmän aikavälin tilanteeseen. Vaikka eri kokouksissa voidaan katsella samoja asioita – esimerkiksi aikataulunpitoa – ja seurantatiedon taustalla voi olla sama lähde, tarkastelukulma ja aikajänne voivat olla erilaisia eri yhteyksissä. 

Seurannan tarkoitus ja mittarien käyttö

Mittaamisen tarkoitus on yksiselitteisesti ohjata toimintaa. Sen vuoksi on tärkeää kiinnittää huomiota mittaustuloksiin vaikuttaviin tekijöihin, kertoa ollaanko menossa oikeaan suuntaan ja auttaa käynnistämään toimenpiteitä. Ilman toimenpiteitä kaikki mittaamiseen käytetty aika ja vaiva on turhaa, tai se jää vain ”hauska tietää” -asiaksi. 

Mittausten tulosten seuranta, raportointi ja niistä viestiminen ovat siis oleellinen osa menestystekijöiden johtamista. Jos menestystekijöitä määritetään, mutta niitä ei mitata, tai mittaustuloksia ei seurata eikä niistä kerrota säännöllisesti, menestystekijöiden johtamisen prosessista jää pohja pois. 

Sekin toki auttaa, jos on tiedossa, että projektin lopussa tullaan toteamaan, kuinka menestystekijöille asetetuissa tavoitteissa onnistuttiin. Paljon tehokkaampaa on kuitenkin monitoroida tilannetta pitkin matkaa ja tunnistaa siten omien toimien vaikutus menestystekijöihin.

Menestystekijöiden seurannan ja raportoinnin tulee olla suunniteltu ja säännöllisesti toteutettu johtamistoiminto, jolla varmistetaan menestystekijöiden vaikutus jokapäiväiseen toimintaan.

Tekninen toteutus

Eräänlainen perusratkaisu toteuttaa mittaristo ja sen seuranta on Excel-taulukko. Vaikka tämä kuulostaa vanhanaikaiselta, menetelmä on edelleen aktiivisessa käytössä ympäri maailmaa. 

Excel-taulukkoon kootaan usein manuaalisesti mittarien tarvitsema lähtöaineisto, lasketaan mittaustulokset ja piirretään graafit. Näistä tiedoista voidaan tehdä koonti yhdelle raporttisivulle. Vaihtoehtoisesti varsinainen raportti voidaan koostaa Wordilla tai Powerpointilla jaettavaan sekä esitettävään muotoon Excel-tietojen pohjalta.

Hyvänä puolena tässä menetelmässä on joustavuus, sillä projektikohtaisia mittareita ja näkymiä on helppo tehdä ja jatkojalostaa. Näppäriä Excelin käyttäjiä yleensä löytyy projektista kuin projektista, jolloin ei tarvitse panostaa myöskään erilliseen kehitystyöhön, joka ei olisi mielekästä etenkään pienemmässä projektissa. 

Huonona puolena tässä menetelmässä on työmäärän kasvaminen tehtäessä monia mittauskierroksia ja raportteja. Osin tämän seurauksena menetelmän käytettävyys voi heiketä, jos työläyden takia tyydytään vakioituihin raportteihin. Ne kun eivät välttämättä palvele kaikkia käyttäjäryhmiä. 

Manuaalisessa työssä myös virheiden mahdollisuus kasvaa. Toisaalta hyvä puoli on se, että manuaalista työtä tehdessä myös tarkastuskierroksia tulee usein enemmän kuin pitemmälle automatisoidussa prosessissa.

Kun aletaan käyttää kehittyneempiä raportointi-/ohjaustaulujärjestelmiä automaattisine tiedonsiirtoineen, toteutuksen raskaus kasvaa ja sitä kautta joustavuus vähenee. Vaikka markkinoilta alkaa löytyä valmiita ratkaisuja, myös niiden räätälöinti projektikohtaisesti teettää työtä, jota on teetettävä ulkopuolisilla asiantuntijoilla. 

Räätälöinnissä joudutaan tekemään helposti kompromisseja, mikä heikentää käytettävyyttä. Toisaalta seurantakierrosten toteutus helpottuu ja ohjausnäkymien monipuolisuus paranee, joten edut voivat ylittää haitat. Tämä pätee etenkin, mikäli ohjaustauluja voidaan standardoida useiden samankaltaisten projektien käyttöön.

Ohessa on periaatekuva siitä, miten erilaiset tekniset ratkaisut lähtökohtaisesti toimivat. Se avaa myös asiaan liittyvän kehitystyön ja räätälöinnin tasoja. 

On kuitenkin muistettava, että ohjaustaulua ei pidä kehittää tekniikka, vaan sisällön hyödyllisyys edellä. Sisältö määrää aina sen, mitä tekniikalta vaaditaan.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Kuvassa on alimpana itse reaalimaailman toiminta, josta mittarien käyttämä data alkujaan peräisin. Datalla tarkoitetaan tässä käytännön tapahtumia, havaintoja tai muuta toimintaa, joka ei ole useinkaan alun alkaen numeerisessa muodossa, vaan muunnos numeeriseksi tapahtuu joko liiketoimintajärjestelmissä tai manuaalisesti. 

Liiketoimintajärjestelmillä tarkoitetaan esimerkiksi kustannusseurantaa, aikataulusovellusta, laadunhallinnan dokumentaatiota tai muuta toiminnan ohjauksessa käytettävää järjestelmää. Tietojärjestelmissä dataa käsitellään jo numeerisessa muodossa, mistä se on siirrettävissä ohjaustaulun käyttöön jatkokäsiteltäväksi tai suoraan näytettäväksi. 

Tiedot ohjaustalussa esittämistä varten voidaan syöttää myös manuaalisesti joko operatiiviseen järjestelmään tai suoraan raportointiportaaliin. Esimerksi TR-mittauksessa tehtävä havainnointi syötetään paikan päällä järjestelmään, jolloin se muuntuu numeeriseen muotoon. 

Usein tarvitaan molempia keinoja rinnakkain, koska kaikki tiedot eivät ole valmiiksi jossain järjestelmässä suoraan raportoinnin tarvitsemassa muodossa. Mitä enemmän halutaan automatisoida tiedonsiirtoja, sitä vähemmän halutaan toki tehdä manuaalista, aikaa vievämpää työtä. Mutta jos syötettävien tietojen määrä on vähäinen – esimerkiksi työmaakokouksen muistiossa ilmaistun aikataulutilanteen siirtäminen raportointijärjestelmään – voi olla yksinkertaisempaa syöttää se manuaalisesti järjestelmään mutkikkaan liittymän rakentelun sijaan.

Lähtötietojen käsittely vaatii oman alustan tiedon prosessoinnille, koska data on harvoin valmiiden tunnuslukujen muodossa. Kyseessä on jonkinlainen tietokanta- / taulukkolaskentasovellus, jonne data kertyy ja jossa mittarien arvojen laskenta tehdään.

Kaiken päällä on käyttäjille, esimerkiksi johdolle tarjottava näkymä. Se voi olla oma tietojen näyttöön tarkoitettava sovellus tai ohjelmisto, kuten Microsoft BI. 

Rajanveto ja työnjako tunnuslukujen käsittelyyn käytettävän tietokannan, sekä toisaalta tietojen esittämiseen käytettävän sovellutuksen välillä voi hieman häilyä. Useimmiten on kuitenkin käytännöllistä tehdä raaka laskenta eri paikassa kuin tietojen näyttö, koska kumpaakin sovellusta voidaan kehittää silloin omilla ehdoillaan. Myös räätälöintityö on joustavampaa, koska näyttöön voidaan tehdä eri näkymiä, jotka hyödyntävät taustajärjestelmässä olevia tietoja. Tähän tarkoitukseen löytyy toki integroituja sovelluksia, mutta nekin pitävät sisällään periaatteessa edellä mainitut tasot.

Kun automaattisempaa, sähköistä portaalia projektin johtamiseen ja myös menestystekijöitä koskevien mittarien seurantaan otetaan käyttöön, se vaatii koko tiedonkulun polun ja siihen liittyvien prosessien kehittämistä niin, että kaikki palvelee loppukäyttäjien tiedonsaantia ja päätöksentekoa. 

Viestintä ja johtaminen

Raportissa tai ohjaustaulussa tulisi näkyä oleelliset asiat selkeinä ja helposti tulkittavina. Tulkitsemista auttaa, jos näkyvissä on aina vertailutaso; vähintään kunkin mittausjakson tilannetta pitäisi voida verrata asetettuun tavoitearvoon ja aiempiin mittauksiin. 

Vertailua voi tehdä myös muihin projekteihin tms. yrityksen sisäiseen tai yleisesti käytettävissä olevaan vertailuaineistoon. Joistain tunnusluvuista voidaan ylläpitää ennustetta, mikä heijastaa tähänastista suoritusta projektin lopputilanteeseen. Eräänlaisena ennusteena voi toimia myös trendikäyrä, mistä näkee miten mittaukset ovat kehittyneet. 

Projektin ohjaustauluissa näkyvät yleensä ainakin taloustilanne ja aikataulutilanne, jotka ovat projektin etenemisen keskeiset indikaattorit. Kolmantena näytetään usein turvallisuustilannetta. 

Tämän lisäksi käytetään erilaisia mittareita ja tunnuslukuja sekä tapahtumien edistymistä kuvaavia seurantoja, riippuen projektin vaiheesta. Menestystekijöiden seuranta, jotka ovat eräänlaisia projektin strategisia, pitemmän aikavälin mittareita, voi olla omassa näkymässään tai päänäkymässä, mikäli ne sinne sopivat.  Usein voi olla käytännöllistä erottaa operatiivinen, päivittäistä johtamista palveleva näkymä ja pitemmän aikavälin tilannekuva.

Kuvassa on periaatekuva yhdestä ohjaustaulusta, jossa on omat osiot taloudelle, aikataululle, turvallisuudelle ja muille tunnusluvuille. Jotta ohjaustaulu palvelee johtamista ja antaa tietoa myös päällimmäisten tunnuslukujen takaa, on hyödyllistä jos siinä on hälytyksiä kiinnittämään huomion toimenpiteitä vaativiin asioihin ja tunnuslukujen takana oleviin tarkempiin lukuihin voidaan porautua ja tehdä erilaisia tietohakuja tai luokitteluja.

Kannattaa kuitenkin pitää mielessä seuraava nyrkkisääntö; ohjaustaulun kehittämiseen ja ylläpitoon käytettävä panos ei saa ylittää siitä saatavaa hyötyä. Asiat tulee siis pitää riittävän yksinkertaisina.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Ohjaustaulu johtamisen apuna

Sitä ei voi liikaa korostaa, että erilaiset seurannat, raportit ja portaalit ovat hyödyllisiä vasta, kun niitä käytetään johtamisessa. Siksi yhtä tärkeätä kuin suunnitella itse mittaristo ja sen tekninen käyttö- sekä esitystapa, on miettiä prosessit, joissa sitä hyödynnetään. 

Mittariston pyörittäminen vaatii ensinnäkin asiaan perehtyneen pääkäyttäjän. Hän on tyypillisesti työmaa- tai projekti-insinööri, jonka tehtäviin muutenkin kuuluu raportointia sekä kustannusten ja aikataulun seurannan tehtäviä. Pääkäyttäjä laatii vakioraportit tai huolehtii sähköisen näkymän ajantasaisuudesta, sekä tekee tarvittaessa analyyseja ja selvityksiä tunnuslukujen taustoista.

Raporttien tai ohjaustaulujen käyttö integroituu  projektin kokouksiin, jotka usein käynnistyvät tilannekatsauksilla, joiden yhteydessä esitettävää tietoa voidaan myös päivittää, ellei sitä ole tehty etukäteen. Kokouksissa tehtävä käsittely tahdittaa myös raporttien tai ohjaustaulujen ylläpitotehtäviä ja auttaa pitämään ne ajan tasalla.

Operatiivisissa kokouksissa, kuten aliurakoitsijapalavereissa tai työjohdon viikkopalavereissa, keskitytään enemmän ajankohtaisiin tehtäviin ja tapahtumiin sekä niiden seurantoihin. 

Menestystekijöiden mittarit ovat enemmän  projektinjohdon vastuulla, ja niitä käydään läpi johtoryhmän- ja/tai työmaakokouksissa. Voi myös olla, että mittarien luonteesta johtuen perusteellinen läpikäynti käydään hieman normaalia kokousrytmiä harvemmin, kuten kolmen kuukauden välein. Toisaalta toisinaan voi olla aihetta paneutua johonkin tiettyyn mittariin, josta saadaan uutta tietoa. 

Vaikka mittaristo/ohjaustaulu olisi kuinka automaattisesti toimiva, tulokset vaativat aina kunnollisen analyysin. Sitä on syytä tehdä jo ennen kokousta, jossa pääpaino on toimenpiteiden suunnittelussa. Mikäli aikaa joudutaan käyttämään liikaa mittaustulosten tulkintaan tai jopa virheiden korjailuun, mittaristo ei täytä kunnolla tarkoitustaan.

Toimenpiteiden esittämiseen, päättämiseen ja seurantaan tulisi olla selvä systematiikka, kuten este- tai päätösloki. Siihen kirjataan päätetyt asiat, vastuuhenkilö tai työryhmä ja aikataulu. Seuraavissa kokouksissa seurataan päätösten etenemistä.

Jo tietoisuus tilanteesta ja siitä keskustelu ohjaavat toimintaa. Myös hyvä tietoisuus siitä, mihin ollaan menossa palkitsemismielessä – mikäli siis mittaristo on liitetty kannustumiin, vahvistaa toiminnan ohjaamista.

On tärkeätä tiedostaa heti mittausprosessiin lähdettäessä, että prosessin hoitaminen kunnolla alusta loppuun saakka vaatii aikaa ja paneutumista. Silloin on hyvä ymmärtää myös, miten hyödyllinen toimiva ja aktiivisesti käytössä oleva mittaristo sekä ohjaustaulu on projektin johtamisessa.