Käytön ajan seuranta 

Arvon tuoton luominen ja toteutuminen ajoittuvat eri vaiheisiin 

Valmiin rakennuksen tai muun rakentamisen lopputuotteen arvon tuotto alkaa varsinaisesti vasta siitä, kun se otetaan käyttöön. Kun menestystekijöitä määritetään, joukkoon nousee siten luonnollisesti monia käytön aikaa koskevia asioita, kuten: miten rakennus palvelee käyttöä, energiansäästö, ylläpidon helppous, käytön ajan ympäristökuormat jne. 

Rakennushanke päättyy sen luovutukseen ja käyttöönottoon. Vaikka takuu- ja vastuuajat kuuluvat vielä sopimukseen, niistä halutaan selvitä mahdollisimman vähällä vaivalla, koska kaikki takuuajan aktiviteetit tarkoittavat lisäkustannuksia. Projektin vastuuhenkilöiden tulospalkkiot koskevat rakentamisen aikaa, ja kirjat halutaan lyödä sen päättyessä kiinni sekä keskittyä uusiin hankkeisiin.

Tämän vuoksi myös menestystekijöiden mittarit keskittyvät yleensä rakentamisen aikaan. Käytön aikaa koskevat, vasta myöhemmin laskettavat tulokset jäävät joko pienelle roolille tai ne sivuutetaan. Pienehköt, vuosien päästä mahdollisesti tulevat palkkiot eivät jaksa kiinnostaa. Lisäksi käytön ajan tuloksiin vaikuttavat monet asiat, ja arvon tuoton mittaaminen on vaikeata sekä usein työlästä – sitä ei koeta vaivan arvoiseksi.

On kuitenkin joitain poikkeuksia; elinkaarihankkeissa vastuu ulottuu selkeästi myös käytön ajalle, ja niissä onkin usein käytössä myös käytön aikaa koskevia kannustemittareita. Lisäksi pidennetyt, viiden tai jopa kymmenen vuoden vastuuajat ajavat samaa asiaa. Näissäkin tapauksissa on ongelmana, että vastuu siirtyy luovutusvaiheessa tavallisesti yrityksen ylläpidosta vastaavalle yksikölle, jota koskevat myös käytön ajan mittarit ja kannustimet. Arvon luominen ja toteutuminen eivät siten kohtaa toisiaan.

Arvon tuoton edellytykset luodaan siis suunnittelun ja rakentamisen aikana, mutta arvon tuotto toteutuu käytön aikana. Tämä epäsuhta on yksi rakentamisen perusongelmista, johon ei tyydyttävää ratkaisua ole olemassa. Asia on syytä kuitenkin tiedostaa, ja se kannattaa nostaa esiin myös menestystekijöitä ja niiden mittareita määritettäessä.

Käytön ajan seuranta ja mittaaminen

On erilaisia tapoja pyrkiä ylittämään edellä mainittu, arvon luonnin ajoitusongelman muodostama kuilu. Ensinnäkin menestystekijöitä määriteltäessä tulisi lähtökohtana olla miettiä aidosti, mistä kohteen arvo muodostuu koko sen elinkaarella – eikä rajautua pelkkään projektin toteutukseen. 

Yksi rajaus kannattaa kuitenkin huomioida; sellaiset arvon luonnin elementit, joihin ei rakentamisen aikana voi vaikuttaa, kannattaa jättää menestystekijöistä pois. Esimerkiksi energian hintaan tai muihin toimintaympäristön muutoksiin ei voi vaikuttaa, mutta kylläkin energian kulutukseen ja siihen, miten hyvin rakennus sopeutuu tuleviin muutoksiin.

Koska menestystekijöissä on mukana käytön aikana realisoituvia asioita, siitä seuraa todentamisongelma. Se johtuu siitä, että kaikkia menestystekijöitä ei pystytä välttämättä mittaamaan. Tämän ei saa kuitenkaan antaa vaikuttaa siihen, mitä menestystekijöitä valitaan. Vaikka menestystekijää ei pystyttäisi mittaamaan, sen mukaan ottaminen osana kokonaiskuvaa auttaa pitämään sitä esillä.

Mittaamisongelmaan on kaksi mahdollista lähestymistapaa. Joko asioita pyritään ”mittaamaan” jo rakentamisen aikana, tai niitä mitataan ja seurataan aidosti käytön aikana. Käytön ajalla tarkoitetaan pitempää periodia kuin välittömästi luovutuksen jälkeen tehtävät mittaukset tai analyysit. Ne eivät anna kunnollista kokonaiskuvaa, koska kiinteistö osoittaa toimivuutensa vasta useamman vuoden kuluessa käyttäjien tottuessa uuteen ympäristöön ja vuodenaikojen vaihtuessa.

Kun käytön aikaa koskevia menestystekijöitä pyritään mittaamaan jo rakentamisen aikana, se tarkoittaa asiantuntija-arvioita tai teoreettisia laskelmia, joilla pystytään jollain luotettavuudella ennustamaan lopputulosta. Esimerkiksi suunnitteluratkaisuja pystytään arvioimaan määritettyjä menestystekijöitä vasten, ja mukana arvioinnissa voivat olla myös käyttäjät. Samoin monista teknisemmistä asioista, kuten energiankulutuksesta, hiilikädenjäljestä ym. pystytään tekemään kohtuullisen luotettavia laskelmia ja mallinnuksia.

Toinen tapa on ulottaa datan kerääminen ja mittaaminen käytön aikaan, tai vähintään takuuaikaan. Tästä on yllättävän vähän kokemuksia, vaikka nykyaikaisten kiinteistöjen järjestelmät tuottavat dataa enemmän kuin koskaan aikaisemmin. 

Rakennusten ja sen järjestelmien ylläpito keskittyy kiinteistön toiminnan pyörittämiseen, eikä niinkään tunnuslukumittareihin tai analyyseihin. Yksi syy kunnollisten analyysien puutteeseen on, että käytön ajan mittareita ja tunnuslukuja ei käytetä palkitsemisessa. 

Edellä olevasta voidaan päätellä, että kyseessä on eräänlainen muna-kana-ongelma; käytön aikaan ulottuvia mittareita ei haluta käyttää kannustimissa, koska toimivia mittareita ei ole käytössä, mutta mittareita ei kehitetä, koska ne eivät ole mukana kannustinjärjestelmissä.

Ratkaisut vaativat kehittämistä

Ratkaisuna edellä kuvattuun arvon tuoton kohtaanto-ongelmaan on se, että pidetään rakennuksen käyttöön liittyvät menestystekijät vahvasti mukana kuvassa, ja kehitetään niiden mittaamis- sekä palkitsemisongelmaan ratkaisuja. Kun ratkaisuja alkaa löytyä, myös mittarointi helpottuu, ja sitä kautta niiden käyttö laajenee.

Jos enemmän huomiota kohdistetaan käytön aikaan ja silloin tapahtuvaan arvon tuottoon, joka lopulta on perustana koko rakennushankkeen toteuttamiselle, se voi tuoda mukanaan arvaamattomia vaikutuksia. 

Nykyiset toteutusmallit keskittyvät rakennushankkeen aikaiseen toimintaan ja projektin tehokkaaseen läpivientiin. Mutta jos arvoa mitattaisiin enenevässä määrin lopputuloksen laadulla, se johtaisi uudenlaisiin toteutusmuotoihin ja liiketoimintamalleihin. Ne poistaisivat lopulta ristiriidan toteutuksen ja käytön ajan arvon tuoton välillä.