Arvon tuottoon ohjaava toteutusmuoto 

Mikä on arvon tuottoon ohjaava toteutusmuoto?

Toteutusmuoto muodostaa rakennushankkeen johtamiselle pelisäännöt, jotka joko edistävät hankkeen arvon tuoton johtamista, ovat sille neutraaleja tai voivat olla sen kanssa jopa ristiriidassa. 

Ristiriita syntyy siitä, jos arvon tuoton johtamiselle ei ole riittäviä edellytyksiä tai jos toteutusmuodon kannustimet ohjaavat osapuolia eri suuntiin. Ristiriita voi syntyä esimerkiksi siitä, että menestystekijöiksi on laadittu joukko laadullisia kriteereitä, mutta sopimusmalli ohjaa vain kustannusten säästämiseen.

Tässä ohjeessa kuvataan ehdotus ”ideaalimallista” arvon tuottoon ohjaavasta toteutusmuodosta. Se ei tarkoita, että se olisi ainoa oikea toteutusmuoto kaikissa hankkeissa, koska toteutusmuodon valintaan vaikuttavat valitut menestystekijät ja moni muukin asia. 

Voi olla esimerkiksi, että hanke on yksinkertainen ja sen tärkein menestystekijä on suorittaa suunniteltu työ minimikustannuksilla. Tällöin perinteinen kiinteähintainen kokonaisurakka voi toimia erittäin hyvin.

Mutta kun ollaan hankkeessa, joka sisältää epävarmuuksia ja jossa tarvitaan innovatiivisuutta esiin tulevien ongelmien ratkaisemisessa, arvon tuoton johtamisen tärkeys korostuu. Arvoa tuottava ideaalimalli on laadittu tällaisia hankkeita ajatellen, tarkoituksena poistaa ainakin useimmat toteutusmuotoihin liittyvät arvon tuoton esteet.

Toteutusmuotoehdotuksen tarkoitus ja käyttö

Tässä ehdotuksessa  on toteutusmuodon osatekijät laadittu siten, että ne tukisivat arvon tuoton johtamista mahdollisimman hyvin. Se kuvastaa ideaalimallia, joka tukee arvon tuoton johtamista mahdollisimman hyvin. Se on siis eräänlainen benchmarking -malli, joka voi olla lähtökohtana pyrkimykselle panostaa arvon tuottoon. 

Kun arvon tuottoon halutaan kannustaa, mutta ehdotetun toteutusmuodon piirteitä halutaan muuttaa, se pitäisi tehdä perustellusti niin, että ydinajatus yhteisiin tavoitteisiin johtamisesta säilyy mahdollisimman hyvin.

Sisältö / toteutus

Arvon tuottoon ohjaava toteutusmuoto sisältää seuraavia piirteitä, kuten ohjeessa Toteutusmuodon valinta arvon tuoton perusteella on perusteltu.

Hankeprosessi ja palveluiden hankinta

Hankeprosessi noudattaa niin kutsuttua aikaisen osallistumisen periaatetta, eli keskeiset osapuolet (tilaaja/rakennuttaja, suunnittelijat, päätoteuttaja, strategiset aliurakoitsijat) tulevat mukaan mahdollisimman varhain – mielellään heti hankesuunnittelun jälkeen, tai mahdollisesti jo sen aikana. 

Tarkoituksena on paitsi hyödyntää osapuolten osaamista suunnitelmien kehittämisessä, myös muodostaa yhteen hitsautunut ja hankkeen menestystekijöihin sitoutunut ydinryhmä. Se tapahtuu parhaiten, kun menestystekijöitä ollaan laatimassa yhdessä, ja niiden toteuttamista suunnitellaan alusta asti.

Hankintatavassa on kaksi vaihtoehtoa, joista molemmille löytyy hyvät perustelut, eikä voida yleispätevästi sanoa kumpi on parempi:

-    Hankitaan suunnittelu- ja rakentamispalvelut yhdistettyinä hankintoina (konsortioina)
-    Hankitaan suunnittelu- ja rakentamispalvelut erikseen, mutta mahdollisimman samanaikaisesti

Edellistä tapaa voi perustella sillä, että kun suunnittelijat ja rakentajat tekevät tarjousta yhdessä, ne ovat jo valmiiksi valikoituneet ja orientoituneet läheiseen yhteistyöhön. Jälkimmäisessä mallissa taas tilaaja saa valita niin suunnittelijoista kuin rakentajista itselleen mieluisimmat. Kumpikin malli on mahdollinen, kunhan osapuolten integrointiin hankkeen alkuvaiheessa panostetaan joka tapauksessa ja kunhan kannustinjärjestelmä on kaikille yhteinen. 

Sen voi todeta, että jos keskeiset osapuolet hankitaan eriaikaisesti, se asettaa lisähaasteita integroitumiselle. Tämä johtuu siitä, että projektille on jo ehtinyt muodostua oma toimintakulttuuri, johon jälkeenpäin tulijoiden on sopeuduttava (tai pyrittävä muutamaan sitä).

Koska hankintavaiheessa ei ole juurikaan valmiita suunnitelmia, hankintaprosessi on luonteeltaan vahvasti laadullinen sisältäen myös neuvottelullisia elementtejä. Tämä koskee niin suunnittelu- kuin rakentamispalveluiden hankintaa.

Hankintaprosessi etenee tyypillisesti kuvan mukaisissa vaiheissa niin, että ilmoittautumisvaiheessa tarjoajista karsiutuu osa. Niin tilaajalle kuin tarjoajille melko työläs tarjousprosessi kevenee sitä kautta, ja jatkoon päässeet tarjoajat ovat entistä sitoutuneempia. 

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Arviointikriteereissä painottuvat laadulliset tekijät, ja hintakomponenttina on tyypillisesti vain tarjoajan suorien kustannusten päälle laskettava palkkio, joka sisältää kustannusten jakotaulukossa esitetyt yleiskulut sekä projektikatteen. Hintakomponentin osuus ei saisi mielellään ylittää 30 prosenttia, ettei se muutu liian vallitsevaksi.

Laadulliset tekijät jakautuvat kirjallisiin tuotoksiin, joita ovat tyypillisesti projektisuunnitelman osa-alueet, sekä työpajoihin, joissa testataan yhteistyön sujuvuutta jäljitellen aitoja projektityöskentelyn tilanteita. Molempien laadullisten osien  sisältö perustuu hankkeen menestystekijöihin, jotka tilaaja on alustavasti laatinut, tai niiden laatiminen tai työstäminen yhdessä voi olla myös esim. työpajojen aiheena. 

Oleellista on, että kytkentä hankkeen menestystekijöihin on näkyvä jo hankintavaiheessa. Hankinnan keskeinen tavoite on testata, mikä tarjoajista on kyvykkäin ja sitoutunein toimimaan menestystekijöiden edellyttämällä tavalla.

Osapuolten sopimussuhteet ja vastuut

Toteutusmuodon perussopimuksena on projektiallianssi tai yhteistoimintamallinen YSE-pohjainen muoto, tyypillisesti projektinjohtourakka. 

Myös konsulttisopimuksen pohjalle tehtävää projektinjohtopalvelua kannattaa harkita vaihtoehtona. Silloin konsultti muodostaa tilaajan kanssa yhteisen projektinjohto-organisaation, ja varsinaisesta työn suorittamisesta vastaavat osaurakat kilpailutetaan erikseen. 

Allianssimallissa kaikki allianssiin kuuluvat osapuolet ovat mukana monenkeskisessä allianssisopimuksessa. YSE-pohjaisessa yhteistoimintamallissa osapuolten kesken tehdään yhteistyösopimus, joka määrittää yhteistoiminnan pelisäännöt ja osapuolten yhteisen kannustinmallin. Muuten sopimukset ovat kahdenvälisiä; KSE-pohjaisia konsulttisopimuksia tai YSE-pohjaisia urakkasopimuksia.

YSE-pohjaisia sopimuksia voi kehittää edelleen yhteistoiminnalliseen suuntaan, mieluiten kuitenkin karsien kuin lisäten asioita. Erityisen varuillaan pitää olla sen suhteen, että ei vesitetä luottamukseen perustuvaa yhteistoiminnallista ajattelua lisäämällä sanktioita ja toisen osapuolen riskejä, koska sopimussisällön tulisi aidosti kuvastaa yhteistyösopimuksen henkeä.

Oli sopimusmalli mikä tahansa, sen keskeisin yhteistoiminnallinen elementti on yhteinen kehitysvaihe, jonka aikana kehitetään suunnitelmia ja määritetään projektin tavoitekustannus. 

Vastuut suunnittelun ohjauksessa vaihtelevat hieman sopimusmallin mukaan, mutta yhteistyön pelisäännöissä tulisi lähestyä allianssimallin ajattelua. Siinä on ideana tehdä suunnitteluvaiheessa yhteistyötä, jotta voidaan kehittää ratkaisuja menestystekijöiden pohjalta ja hallita riskejä – sen sijaan että luettaisiin tarkoin kirjattuja tehtävä- ja vastuunjakolistoja.

Maksuperuste ja kannustinmalli

Toinen keskeinen sopimuselementti on projektin kaupallinen malli. Tässä kuvattu kaupallinen malli (ks. kuva) soveltuu eri sopimusmalleihin. 

Vaikka sekä termistö että yksityiskohdat saattavat vaatia säätämistä, perusajatus pysyy samana; kaupallinen malli koostuu kustannusten maksumekanismista ja kannustinpalkkiosta.

Lähtökohtana on kustannusten avoin käsittely, mikä on edellytys onnistuneelle suunnittelun ohjaukselle kehitysvaiheessa. Se tarkoittaa käytännössä kustannusperusteista mallia. 

Yhteisesti sovittu tavoitehinta määrittää projektin kustannustavoitteen. Siihen tulisi sisällyttää kaikki kustannuserät mukaan lukien rakennuttamis- ja suunnittelukustannukset, jotta kokonaiskuva säilyy. Kustannuserien jakautuminen muuttuviin kustannuksiin ja palkkioon määritetään yksityiskohtaisesti kustannusten jakotaulukossa.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Kustannusten ylitysten ja alitusten käsittely poikkeaa kuitenkin normaalista projektinjohtourakan tavoite- ja kattohintamallista. Ylitys jaetaan kyllä osapuolten kesken sovitussa suhteessa, mutta palvelun tuottajalta vaaditun hyvityksen maksimimäärä rajoittuu osapuolen palkkion määrään. 

Tämän allianssisopimuksen mukaisen käytännön taustalla on pyrkimys minimoida urakoitsijan tarvetta sisällyttää tavoitehintaan omia riskejään – ja siten kohdistaa huomio riskien hallintaan eikä niiden hinnoitteluun. 

Toinen merkittävä ero on, että kustannusalituksesta ei palkita, eli alituksen hyöty koituu kokonaan tilaajalle. Tällä halutaan minimoida urakoitsijan halu säästää kustannuksia jopa tinkimällä arvon tuotosta, kun tilaajan etu on usein pikemmin käyttää hankkeelle varatut rahat maksimaaliseen arvon tuottoon (jos näin ei ole, voidaan toki sopia toisin).

Lisäksi käytössä on kannustinpalkkio, jonka merkityksen, eli prosentuaalisen suuruuden, tulisi olla normaalia suurempi. Tämä johtuu siitä, että kannustinpalkkio nimenomaan palkitsee arvon tuotosta, kun tavoitemittarit on laadittu siten, että ne ohjaavat panostamaan hankkeen menestystekijöissä onnistumiseen. 

Kun samaan pooliin on yhdistetty hankkeen yhteinen riskivaraus, joka kohdistuu riskianalyysin perusteella tunnistettuihin riskeihin ja jonka käytöstä päätetään yhdessä, saavutetaan maksimaalinen kannustavuus niin riskien hallintaan kuin arvon tuottoon. Mikäli riskivaraus on hankkeen ominaisuuksista johtuen merkittävän iso, voidaan se kytkeä bonuspooliin vain osittain.

Kun kannustinjärjestelmä on kaikille osapuolille yhteinen, se ohjaa osapuolia yhtenäisesti. Samaa mallia voidaan soveltaen käyttää myös strategisiin alihankkijoihin ja muihin tärkeisiin osapuoliin, joille voidaan varata osa bonuspoolista. Lisäksi tavoitemittarit voidaan laatia yhteisestä pohjasta valikoiden tai painottaen kunkin urakoitsijan vaikutusmahdollisuuksien mukaisesti.

Toteutusmuodon soveltaminen

Toteutusmuodon ja sen kannustinmallin ideana on kiinnittää maksimaalinen huomio menestystekijöinä määritettyyn arvon tuottoon – kuitenkin niin, että tavoitekustannusta ei ylitetä, ja kaikkien yhteinen intressi on hallita riskejä. Samalla toteutusmuoto luo arvon tuotolle hyvät edellytykset aikaisen osallistumisen ja jo hankintaprosessissa tapahtuvan malliin sitoutumisen avulla.

Toteutusmuoto kuvataan hankekuvauksessa, tarjouspyynnössä tms. hankinta-asiakirjassa, ja sen yksityiskohdista voidaan sopia tarkemmin hankintaprosessin aikana tai sen jälkeen. Yksityiskohdilla voidaan tarkoittaa esimerkiksi käytettävää mittaristoa ja sen seurantaprosessista. 

Lopulliset ehdot ja pelisäännöt kirjataan allianssi- tai yhteistoiminnan yhteistyösopimukseen. Jotta toteutusmuodosta saadaan tarkoitettu hyöty irti, on ymmärrettävä sen taustalla oleva ajatusmalli ja tapa, jolla se ohjaa osapuolia. Lisäksi siitä on muistutettava pitkin matkaa, jotta arvon tuoton johtaminen toteutuu sen perusteella tarkoitetulla tavalla.

Liitteenä on malli PJU-malliin perustuvan yhteistyöurakan tarjouspyynnöstä ja yhteistyösopimuksesta.