Arvon tuoton johtamisen nykytila-analyysi 

Nykytilan analyysin tarkoitus

Arvon tuoton johtaminen muodostaa parhaimmillaan hankkeen yhteisen johtamisjärjestelmän. 

Kun arvon tuoton johtaminen on nostettu hankkeen johtamisen keskiöön, se suuntaa kaikkien osapuolten toimintaa kohti hankkeen menestystekijöitä ja tavoitteita. Tämän seurauksena hankeprosessi tuottaa tuloksia, jotka tilaaja on arvon luonnin määrityksissään todennut yhteisiksi menestystekijöiksi. Lisäksi eri toimijoiden omat prosessit tukevat näiden tulosten tuottamista. 

Jos näin ei toimita, hankkeen johtaminen voi hajota risteävien intressien paineessa osapuolten omiksi projekteiksi, joilla on omat tavoitteensa.

Nykytilan analyysi antaa arvion siitä, missä määrin analysoitavassa projektissa toimitaan arvon tuoton johtamisen periaatteiden mukaan ja missä olisi kehitettävää. Se tuottaa siten lähtötietoa johtamisen prosessien kehittämiseen.

Analyysin tuloksena saadaan kuvaus projektin johtamiskäytännöistä arvon tuoton näkökulmasta sekä siihen liittyviä kehitysehdotuksia.

Analyysin perustana oleva johtamismalli

Analyysissa projektin toimintaa arvioidaan arvon tuoton johtamisen periaatemallia vasten. Analyysissa käytettävä malli on alla olevan periaatekaavion mukainen.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Mallin kolme peruselementtiä ovat:

• Yhteisten menestystekijöiden määrittäminen
• Arvon tuoton johtaminen
• Projektin johtaminen kohti arvon tuottoa

Analyysissa käydään näiden vaiheiden toteutus läpi sekä dokumenttien että haastatteluiden avulla. Lopputuloksena saadaan monipuolinen kuva johtamiskäytännöistä ja käytännön toiminnasta sekä ennen kaikkea siitä, miten hankkeen menestystekijöitä on käytetty johtamisessa.

On huomattava, että johtamisen käytännöt vaihtelevat eri hankkeissa, vaikka tilaaja olisi sama ja hankkeetkin samantyyppisiä. Paremman kokonaiskuvan johtamisen käytännöistä saa tekemällä arvion useammasta hankkeesta. Tämä on usein mahdollista, koska analyysin voi tehdä myös jo päättyneistä hankkeista, kunhan päättymisestä ei ole kulunut niin kauan aikaa, että siinä toimineita keskeisiä henkilöitä on vaikea tavoittaa. 

Kun analysoitavia hankkeita valitaan, kannattaa priorisoida uudempia (kuitenkin jo riittävän pitkällä olevia), mielellään yhteistoiminnallisia hankkeita, joissa johtamisen prosessit ovat edistyksellisiä, koska ne tarjoavat parhaan alustan edelleen kehittämiselle.

Analyysin eteneminen

Kun analysoitava projekti on valittu, analyysin toteutus etenee pääsääntöisesti oheisen kaavion mukaisesti. Ensin analyysin tekemiseen liittyvät tehtävät suunnitellaan ja aikataulutetaan, sekä sovitaan haastattelujen tekeminen. Sen jälkeen analyysi etenee tiedonkeruusta yhteisen työpajan kautta johtopäätöksiin.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Dokumentteihin tutustuminen

Analyysi käynnistyy keräämällä arvon tuoton johtamisen kannalta keskeinen hankedokumentaatio ja perehtymällä siihen. Tarpeellista hankedokumentaatiota ovat esimerkiksi seuraavat:

• Hankesuunnitelma
• Tarjouspyyntö + arviointiperusteet: suunnittelu, päätoteuttaja
• Kannustinmalli, käytettävät mittarit (ATA tai vastaava)
• Projektisuunnitelma tai vastaava dokumentaatio: johtamisjärjestelmä (organisaatio, päätöksenteko, yhteiset pelisäännöt…), suunnittelun johtaminen, tuotannon johtaminen, ym.
• Jälkianalyysi / tulosten todentamisen dokumentaatio

Dokumenteista on tärkeätä seurata, miten hankkeen tavoitteet/menestystekijät on kuvattu eri vaiheissa, ja miten johdonmukaisesti ne ovat siirtyneet asiakirjasta toiseen, sekä onko niistä muodostunut yhtenäistä ja kiteytynyttä kokonaiskuvaa.

Haastattelujen toteutus

Analyysin keskeinen vaihe on kuulla hankkeen osapuolilta, miten arvon tuoton johtaminen on toteutunut käytännön toiminnassa.  Haastateltavia osapuolia ovat tavallisesti:

• Tilaaja ja projektinjohto
• Rakennuttaminen
• Suunnittelu
• Rakentaminen
• Käyttö
• Ylläpito

Näistä kukin ryhmä haastatellaan erikseen. Haastattelut toteutetaan nk. puolistrukturoituina teemahaastatteluina kullekin osapuolelle kohdistettua kysymysrunkoa hyödyntäen, Se on tiivistäen alla olevan kaavion mukainen. 

Kaaviossa painotetaan niitä rakentamisen vaiheita, jotka ovat kullekin osapuolelle relevantteja (esim. suunnittelijoille suunnitteluvaiheen tehtäviä ja urakoitsijoille toteutusvaihetta).

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Haastattelut voidaan keskittää yhteen päivään, jolloin ne toteutetaan osallistujaryhmittäin peräkkäin – tai niitä voidaan tehdä erikseen kunkin ryhmän kanssa sopien. Apuvälineenä analyysissa on Excel-lomake, jossa on kysymykset eritelty ja johon voi täydentää muistiinpanot vastauksista. 

Käsittely työpajassa ja raportin koostaminen

On oleellista käsitellä analyysin alustavat tulokset kaikkien analyysiin osallistuneiden kesken yhdessä, jolloin päätelmät vahvistetaan yhteisiksi näkemyksiksi tai niitä voidaan myös täsmentää ja täydentää. Analyysityöpajan runko voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

• Käynnistäminen ja päivän tavoitteet
• Analyysitulosten esittely: haastattelujen havainnot hankevaiheittain
• Kehityskohteiden ideointi yhdessä ja priorisointi
• Valittujen kehityskohteiden jatkotyöstö ryhmissä
• Yhteenveto ja jatkotoimista sopiminen

Analyysin johtopäätöksiä ja ideointia voidaan tehdä esimerkiksi alla olevan kaavion mukaiselle seinätaulupohjalle.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Analyysityöpaja toimii samalla hankkeen jälkianalyysina ja kehitystyöpajana siitä saatujen oppien hyödyntämisessä.

Analyysi tuottaa loppuraportin, johon on koottu johtopäätökset ja kehityssuositukset. Kehitystehtävien toteutuksesta ja seurannasta sovitaan analyysityöpajan lopuksi tai erillisessä palaverissa. On suositeltavaa siirtää saatuja oppeja saman tien käynnistysvaiheessa oleviin hankkeisiin.