Yhteistyön pulssikysely

Mittarin tarkoitus

Kyselyllä mitataan yhteistyön toimivuutta, ja se auttaa myös tunnistamaan siihen vaikuttavia tekijöitä sekä tekemään toimenpiteitä, joilla yhteistyötä parannetaan.

Kyselyjen toteuttaminen

Pulssikyselyiden ideana on tehdä tiiviitä kyselyitä säännöllisin väliajoin (tyypillisesti 1–3 kk, riippuen projektin pituudesta ja vaiheesta). Niillä seurataan yhteistyön kehittymistä ja voidaan reagoida havaittuihin ongelmiin tai parantaa hyvää tilannetta entisestään.

Kyselyn laatimisessa, toteuttamisessa ja hyödyntämisessä on seuraavia vaiheita:

• Kyselyn valmistelu: kysymysten ja vastaajien syöttö kyselytyökaluun (tämä voi olla edeltä käsin tehty valittuun sovellukseen, jolloin riittää vastaajien tarkistaminen ja päivittäminen)  
• Kyselyn käynnistäminen
• Vastausten seuranta, tarvittaessa muistutusviestit
• Yhteenvedon laatiminen (sovelluksen raportointityökalulla)
• Palautetilaisuuden pito, tulosten käsittely ja toimenpiteiden sopiminen
• Toimenpiteiden seuranta

On syytä korostaa, että kyselystä on saatavissa hyötyä vasta, kun kyselyn tulosten perusteella tehdään toimenpiteitä.  Kyselyiden teko pelkässä mittaustarkoituksessa ei hyödytä projektia ja voi jopa heikentää tyytyväisyyttä. Tämä johtuu siitä, että toistuvat kyselyt nostavat odotuksia tehdä jotain esiin tuotujen epäkohtien korjaamiseksi, mutta jos näin ei tapahdu, tyytymättömyys voi kasvaa.

Kyselyn tekninen toteutus

Kyselyiden toteuttamista edeltää käytettävän kyselytyökalun valinta. Tähän tarkoitukseen löytyy useita ilmaisia sovelluksia, tai voidaan käyttää myös osallistuvien organisaatioiden käytössä olevia työkaluja.

Kysymykset ja asteikko

Luokittelukysymys:
Mitä osapuolta edustat?
-    Tilaaja
-    Konsultti tai asiantuntija
-    Pääurakoitsija
-    Muu urakoitsija tai toimittaja
-    Käyttäjä

Arviointikysymyksiin vastataan asteikolla 1–5, jossa 1 tarkoittaa ”täysin eri mieltä väittämän kanssa” ja 5 tarkoittaa ”täysin samaa mieltä väittämän kanssa”. Näin ollen mitä lähempänä arvoa 5 vastausten keskiarvo on, sitä parempi tulos on. Avoimeen kysymykseen voi kirjoittaa vapaata tekstiä.

Arviointikysymykset:
1.    Olen erittäin tyytyväinen yhteistyöhön projektissa
2.     Osapuolten kesken vallitsee avoimuus ja luottamus
3.    Projektissa on mukava ja turvallinen ilmapiiri
4.    Yhteistyö on tehokasta ja tuloksellista    
5.    Yhteistyölle on hyvät olosuhteet ja välineet

Avoin kysymys: Miten yhteistyötä voisi kehittää?

Tulosten raportointi

Tulosten raportoinnissa tulisi käyttää ainakin kolmea graafityyppiä:

• Vastausten keskiarvot yhteensä ja kysymyksittäin vaakapalkkeina; jos käytettävissä on vertailutaso esim. kaikista aikaisemmista vastauksista, voidaan näyttää ne rinnakkaisina palkkeina
• Vastausten hajonta, eli miten paljon on eri kysymysten vastaukset hajoavat asteikolle, vai onko niihin vastattu hyvin yhteneväisesti
• Vastausten aikasarja; murtoviiva aikajanalla, joka kertoo kehityssuunnan aikaisempiin kyselykierroksiin verrattuna; se  voi olla myös esitetty kysymyksittäin

Vastauksissa ei voi luvata anonymiteettia, vaikka yksittäisiä henkilöitä ei niistä suoraan tunnistettaisi, koska vastaajamäärät ovat pieniä. Olisi myös suotavaa, että palautteita voidaan esittää ja käsitellä avoimesti omilla nimillä. Näin ollen hyödyllistä voisi olla tulostaa myös erittely osapuolittain (tilaaja, suunnittelijat, urakoitsija jne.)  , jolloin voidaan todeta, onko niissä eroja ja miten asiat koetaan eri näkökulmista. 

Mittarin tulosten tulkinta

Kyselyn asteikko on 1–5, jolloin asteikon matemaattinen keskiarvo on 3. Mitään selkeätä ja yleispätevää keskiarvoa tai suositeltua tavoitetasoa kyselytuloksille ei kuitenkaan ole, etenkään kun vastaajien määrä on pieni ja tapa käyttää asteikkoa tyypillisesti vaihtelee henkilöittäin (jotkut käyttävät helpommin asteikon ääripäitä kuin toiset). Myös yksittäisten vastausten keskiarvoon on suuri, jolloin vaihtelua voi esiintyä jo jonkin yksittäisen tapahtuman tai ryhmän vaikutuksesta.

Yleisesti voi kuitenkin sanoa, että jos kyselyn keskiarvoksi tulee 3, sitä voi pitää jonkin verran kriittisenä tuloksena. Nk. psykologinen keskiarvo asettuu lähelle arvosanaa 4, eli asioiden ollessa ”ihan OK” vastataan pikemmin 4 kuin 3. Jos keskiarvo on yli 4 sen voin sanoa olevan positiivisella puolella ja tason 4,5 ylittävät keskiarvot ovat erittäin hyviä.

Tavoitetason asettaminen mittarille ei ole oleellista, jos sitä käytetään vain tilanteen seurantaan ja kehittämiseen. Tärkeämpää kuin absoluuttiset arvioiden numeroarvot on tapahtunut kehitys ja vertailu edellisiin arvioihin; onko tapahtunut muutoksia ja ollaanko menossa parempaan tai huonompaan suuntaan – sekä poikkeavatko johonkin kysymykseen annetut vastaukset yleisestä linjasta, mikä auttaa paikantamaan ongelmaa.

Eri kysymysten vertailussa auttaa 1. kysymys, joka yleisenä tyytyväisyyskysymyksenä määrittää tyytyväisyyden perustason. Muiden kysymysten vertailu siihen kertoo, ollaanko ko. asiaan keskimääräistä tyytyväisempiä tai tyytymättömämpiä.

Tulosten käsittely

Kun tulokset ja erityisesti niissä tapahtuneet muutokset, poikkeamat sekä avoimeen kysymykseen annetut kehitysehdotukset on käsitelty, sovitaan toimenpiteistä, joihin ne antavat aihetta. 

Toimenpiteitä ei kannata kerrallaan olla kovin monta, vaan joka kierroksella valitaan 1–3 tärkeintä asiaa, joihin paneudutaan, ja seuraavilla kerroilla otetaan lisää asioita. 

Toimenpiteet voivat olla muutoksia esim. johtamiskäytännöissä, joista sovitaan yleisellä tasolla ja katsotaan, onko parannusta tapahtunut seuraavissa mittauksissa. Tai ne voivat olla hyvin konkreettisia tekoja, kuten uuden viestintäalustan käyttöönotto. 

Sovitut asiat kirjataan esim. päätöslokiin, jossa niiden toteutumista seurataan.

Käyttö palkitsemisessa

Mittaaminen on vahva ohjauskeino, ja yhdistettynä palkitsemiseen se on vielä vahvempi. Ongelmana voi olla, että toiminnan kehittämisen sijaan palkitseminen kiinnittää huomiota itse mittaustuloksen parantamiseen, ja jos vastaukset eivät ole aitoja perustuen todellisiin näkemyksiin, ne myös ohjaavat väärin.

Tätä voidaan osin torjua keskustelulla ja korostamalla sitä, mikä on mittaamisen pohjimmainen tarkoitus (toiminnan kehittäminen). Jos mittaria käytetään yhteistyön kehittämiseen kuten on tarkoitettu, se edistää projektin onnistumista mitä kautta saadaan parempi vaikutus myös palkitsemiseen muiden mittarien kautta kuin jos yhteistyömittari ”vesitetään” taktisella vastaamisella. 

Jos tulokset eritellään myös vastaajaryhmittäin, on helpompi nähdä, onko jonkun osapuolen vastauksissa ”taktikointia”. Hyvän yhteistyöilmapiirin ja luottamuksen vallitessa sellaista ei pitäisi esiintyä, mikä on osaltaan eräänlainen testi yhteistyölle. 

Yksi mahdollisuus on sulkea palkitsemisen kohteena olevien osapuolten vastaukset ulos palkitsemista koskevan keskiarvon laskennasta. Tämä ei ole kuitenkaan suotavaa, koska se kuvastaa jo tietyn tasoisen epäluottamuksen olemassaoloa osapuolten kesken.

Palkitsemisen kytkeminen kyselyyn on mahdollinen ongelma, joka on hyvä tiedostaa, mutta se ei saa olla esteenä mittarin tarkoituksenmukaiselle käytölle niin kehittämisessä kuin palkitsemisessa.