Suunnitteluratkaisun onnistuminen

Mittarin tarkoitus

Mittarilla arvioidaan, miten hyvin suunnitelmat vastaavat niille asetettuja toiveita ja tavoitteita. Sen tarkoituksena on myös huolehtia, että kun suunnitelmia kehitetään, muutokset tehdään menestystekijöiden mukaisia  ominaisuuksia parantaen, eikä niistä tingitä esim. kustannuspaineiden takia, vaan tingitään mieluummin jostain muusta.

Sama metodi pätee erilaisiin suunnitelmille asetettuihin tavoitteisiin, joilla hankkeen onnistunutta lopputulosta (eli menestystekijöitä) kuvataan, kun ne eivät ole selvästi numeerisilla arvoilla määritettävissä (kuten esim. laajuustavoitteet tms.).

Mittarin käytön edellytykset

Mittarin käyttö edellyttää, että suunnitteluratkaisuja koskevat menestystekijät on nimetty ja kuvattu riittävän tarkasti, jotta niille voidaan tehdä kohtuullisen yksiselitteinen arvio. Arvio perustuu asiantuntijoiden näkemyksiin, jotka ovat ainakin osin subjektiivisia. Subjektiivisuutta vähentää, jos suunnitelmien onnistumiselle on yksityiskohtaiset ja konkreettiset kriteerit, jotka on kuvattu tavoitedokumentissa.   

Mittaria voidaan käyttää erityyppisissä tilanteissa suunnittelijoiden ja urakoitsijan toiminnan arviointiin. Urakoitsijaa arvioidaan kuitenkin vain kohteessa, jonka toteutusmuodossa urakoitsijalla on merkittävä mahdollisuus vaikuttaa suunnitelmiin, kuten SR-urakassa tai yhteistoiminnallisessa mallissa, jossa on yhteinen kehitysvaihe.

On syytä painottaa, että menestystekijää ja sen tarkempia kuvauksia määritettäessä tulee erottaa suunnittelijoita koskevat vaatimukset ja tavoitteet toisistaan. Suunnitelmille voidaan asettaa ehdottomia vaatimuksia, jotka on täytettävä: tilaohjelman laajuusvaatimukset, puhtausluokka, E-luku, suojeluvaatimukset, esteettömyys… Nämä eivät siis ole niinkään menestystekijöissä tarkoitettavia tavoitteita, vaan asioita, jotka sopimuksessa edellytetään toteutettavaksi, ja ne joko toteutuvat tai eivät. 

Menestystekijöiden kuvaukset ovat sanallisia määrityksiä siitä, mitä tilaaja ja käyttäjä suunnitteluratkaisuilta odottaa, ja niitä voi tyypillisesti arvioida laajemmalla skaalalla sen perusteella, miten hyvin on onnistuttu.

Mittarin toiminta

Asiantuntijaraati arvioi suunnitelmia asetettuja tavoitteita ja vaatimuksia vasten (jotka on esitetty tavoitedokumentissa) ja pisteyttää ne esimerkiksi asteikolla 1–5. Pisteytyksessä kukin tavoitedokumentin arviointikohta arvioidaan erikseen, ja osa-arvioiden keskiarvo antaa lopullisen pistemäärän.

Arviota on tekemässä ”asiantuntijaraati”, joka osaa katsoa suunnitelmia annettujen kriteerien perusteella ja on tottunut tekemään suunnitelmien arvioita esim. suunnittelu-/urakkakilpailuissa. Lisäksi hän ymmärtää myös rakennuksessa tapahtuvaa toimintaa. 

Raatiin kuuluvat valitaan mielellään ko. hankkeessa toimivista henkilöistä, mutta ulkopuolisiakin asiantuntijoita voi olla mukana. Itse suunnittelijat, jotka arvioisivat omaa työtään, eivät voi kuulua raatiin. Sopiva määrä toimivassa raadissa on 3–5 henkeä, ja henkilöt nimetään mittaria määritettäessä.

Asiantuntijaraati antaa arvionsa puhtaasti asetettujen suunnittelutavoitteiden ja suunnitelmien perusteella. Jos mittari on osa kannustepalkkiota, on tavallista, että palkkion päättää kuitenkin hankkeen johtoryhmä, sillä palkkioon voi vaikuttaa muitakin tekijöitä kuin puhdas suunnitelmien laatu. 

Jos esimerkiksi tilaaja on kustannuspaineiden takia itse tehnyt päätöksiä, joilla asetetuista tavoitteista tingitään, on kohtuullista, että tämä otetaan palkitsemisessa huomioon. Sen ei saisi kuitenkaan antaa vaikuttaa itse arvioon.

Mittaustaajuus

Ensimmäinen arvio tehdään heti projektin alkaessa alustavilla, mahdollisesti tarjousvaiheessa tuotetuilla suunnitelmilla, kun ne ovat riittävän pitkällä, jotta arvio voidaan tehdä. Ensimmäinen arvio muodostaa nk. 0-tason, eli lähtötason suunnitelmien kehittämiselle. Sen perusteella voidaan myöhemmin todeta, ovatko suunnitelmat prosessin aikana parantuneet.

Toimiva aikaväli tehdä arvioita suunnittelu-/kehitysvaiheessa voi olla esimerkiksi 3 kuukautta. Arviointivälin pitää olla niin tiheä, että tehdyt arviot vaikuttavat suunnitteluun ja ohjaavat sitä keskittymään nimettyihin menestystekijöihin.

Toteutussuunnittelu- ja toteutusvaiheessa arviointitaajuus voi olla harvempi, sen mukaan miten paljon suunnitelmat vielä elävät. Jos tehdään paljon täydentävää suunnittelua, tai suunnitelmiin tulee muutoksia, uusien arvioiden teko on perusteltua.

Lopullinen arvio tehdään, kun rakennus on valmistunut – mielellään niin, että voidaan tutustua itse tiloihinkin. Jos mittari on osa kannustinjärjestelmää, vain lopullinen arvio määrää palkkion, koska sehän kuvastaa tilannetta. mihin loppujen lopuksi on päädytty.

Tavoitetaso ja vaihteluväli (suositus)

Pisteiden vaihteluväli on 1–5, mutta palkitsemisen reunaehdot voidaan päättää myös esimerkiksi välille 3–5, koska alle 3:n tasoisia suunnitelmia voi jo pitää osittain epäonnistuneina. Palkitsemisessa voidaan myös asettaa ensimmäinen arvio lähtötasoksi, ja palkita vain, jos suunnitelmat lähtötasosta vielä parantuvat.