Suunnittelun ohjaus menestystekijöihin

Mitä on suunnittelun ohjaus

Suunnittelun ohjauksen tarkoituksena on tuottaa rakennushankkeelle suunnitteluratkaisut ja tekniset asiakirjat, jotka täyttävät asetetut tavoitteet. Tavoitteet koskevat sekä aikataulua, kustannuksia että sisällöllisiä päämääriä. 

Normaali suunnittelun ohjauksen prosessi tarkoittaa kustannuksia, aikataulua ja teknistä toteutettavuutta koskevan informaation antamista suunnitteluun, jonka pohjalta voidaan tehdä päätöksiä siitä, mihin suuntaan suunnitteluratkaisuja kehitetään. Tälle on annettu myös lean-taustainen termi Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu, josta puhutaan TVD:nä sen englanninkielisen termin Target Value Design takia. Käsite on ulotettu koskemaan myös koko toteutusta käyttämällä versiota Tilaajan tavoitteisiin toimitus (Target Value Delivery). Englanninkieliseen termiin sisältyvä sana arvo (Value) kertoo, että tavoitteena on ohjata suunnittelua arvon tuoton perusteella. 

Jos hankkeelle on asetettu menestystekijät, ne muodostavat lähtökohdan suunnittelun ohjaamiselle, koska ne kuvaavat hankkeen tavoitellun arvon tuoton. Tavoitteena on tällöin tuottaa mahdollisimman hyvin lopputuotetta kuvaavien menestystekijöiden mukaiset suunnitelmat ja onnistua myös suunnitteluprosessissa niin että projektin läpivientiä koskevissa menestystekijöissä onnistutaan.

Menestystekijöiden kytkentä suunnittelun ohjaukseen

Ongelmana on, että ratkaisut harvoin vaikuttavat kaikkiin menestystekijöihin samansuuntaisesti, vaan niiden kesken on usein ristiriitoja. Tavallisimmin ristiriita koskee kustannuksia, joka voi rajoittaa muihin menestystekijöihin tehtäviä panostuksia. Aikataulu on toinen suunnitelmien laatutasoa helposti rajaava asia. Myös suunnitelmien sisällöllisten ratkaisujen kesken voi olla ristiriitoja; esimerkiksi näyttävä arkkitehtuuri ei aina lisää toiminnallisuutta tai ylläpidettävyyttä. Edut ja haitat voivat myös jakautua eri osapuolille eri tavalla.

Suunnittelun ohjaus, tai TVD-prosessi, on keskittynyt paljolti kustannuksiin, joita vasten kaikkia muita asioita peilatan. Se on siis eräänlainen kustannusohjauksen prosessi, kun alkuperäinen ajatus ”Tilaajan tavoitteisiin suunnitteluista” sisältää ajatuksen menestystekijöiden huomioimisesta laajemmin. 

Suunnittelun ohjauksessa muut arvon tuoton tekijät kuin kustannukset jäävät helposti sivuun sen vuoksi, että tilaajan tavoitteet ovat liian epämääräisesti ilmaistu, ne eivät muodosta selkeää hierarkiaa tai niitä on yksinkertaisesti liikaa. Kun kunnollinen kokonaiskuva ja tärkeysjärjestys tavoiteltavista asioista puuttuu, ohjeukselta puuttuu selkänoja, jota vasten päätöksiä tehdään. Toinen asia on, että ohjauksen työkalut ja menettelyt eivät ota systemaattisesti huomioon kaikkia menestystekijöitä. Pelkkä kustannustarkastelu on yksinkertaisempi tehdä ja ymmärtää kuin laaja-alaisempi arvoanalyysi.

Panostaminen menestystekijöiden kiteyttämiseen ja kuvaamiseen parantaa tilannetta tuomalla mukaan tasapuolisemmin arvon tuottoon vaikuttavat tekijät. Menestystekijöiden tärkeys korostuu tilanteissa, joissa joudutaan tekemään valintoja ja päätöksiä, jotka vaikuttavat eri menestystekijöihin eri tavalla. 

Yksinkertainen menettely menestystekijöiden ohjaamiseen

Periaate menestystekijöiden ohjaamisessa on, että keskeisiä valintoja ja päätöksiä pitäisi tehdä tietoisena niiden vaikutuksesta menestystekijöihin. Tämä tarkoittaa ensinnäkin, että menestystekijät on hyvin ja konkreettisesti kuvattu, ne on ymmärretty ja niihin on sitouduttu. Sen saavuttamiseksi käytetään erilaisia viestinnän keinoja tuomalla menestystekijät projektin kokouksiin ja tilaisuuksiin, esittämällä ne perehdytyksissä ja pitämällä niitä esillä esim. työmaatilojen seinätauluilla.

Kun valintatilanteita tulee, vaihtoehtoja pitäisi tarkastella suhteessa kaikkiin relevantteihin menestystekijöihin. Vaikka ”täydellistä” vaihtoehtoa ei löytyisi, vaan joudutaan tekemään kompromisseja, ne ovat silloinkin informoituja ja tieten tehtyjä päätöksiä. Kun kaikkea ei voi saavuttaa, haetaan ratkaisuja niistä vaihtoehdoista, jotka ovat arvon tuoton kannalta vähiten epäedullisia.

Valintojen tekoon on olemassa erilaisia systemaattisia ja vähemmän systemaattisia menetelmiä, joita kannatta käyttää tilanteen mukaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Mitä merkittävämpi asia, sitä enemmän valintaprosessiin tulee panostaa, ja menetelmän valinnan tulisikin olla ensimmäisiä valintaprosessiin liittyviä päätöksiä.

Käytettyjä menetelmiä ovat erilaiset panos-hyötyanalyysit, arvoanalyysit tai lean-taustainen menettely Choosing by Advantages (CBA, hyötyihin pertstuva valinta). Oleellista on pitää vaihtoehtojen arvioinneissa menestystekijät mukana ja saattaa sekä kustannuksissa mitattavat että laadulliset tekijät yhteismitallisiksi, tai ainakin tiedostaa kuinka valinnat vaikuttavat niihin.

Aina ei tarvita monimutkaisia numeerisia tarkasteluja, vaan nopea työkalu voi olla taulukko, jossa on listattu vasemmassa sarakkeessa menestystekijät ja ylärivillä vaihtoehdot (ks. kuva). Kun valintoja tehdään, voidaan käydä menestystekijät läpi kunkin vaihtoehdon kohdalla ja merkitä onko sillä kyseiseen menestystekijään positiivinen tai negatiivinen vaikutus. Vaihtoehto voi olla myös menestystekijän suhteen neutraali, eli sillä ei ole siihen vaikutusta, jolloin ruutuun kirjataan 0  (tai se jätetään tyhjäksi). Plussia ja miinuksia voi olla käytössä esimerkiksi kolme, jolloin merkkien määrä kertoo vaikutuksen suuruutta.

Suurenna kuvaa klikkaamalla.

Tällaisella taulukolla ei saada mitään absoluuttista laskelmaa, mutta se antaa suuntaa-antavan käsityksen siitä miten eri vaihtoehdot vaikuttavat menestystekijöihin. Se auttaa siis huomioimaan ne kuitenkin monipuolisemmin kuin pelkästään nopean harkinnan perusteella tulee tehtyä, ja yhteinen keskustelu vaikutuksista ja arvioista voi jo sinällään auttaa prosessoimaan päätöstä. Se avaa myös eri osapuolten näkemyksiä ja auttaa löytämään yhteisymmärryksen.